Ahora que muchos hemos tenido que empezar a teletrabajar de forma intensiva por la crisis del coronavirus, republico este artículo con recomendaciones para hacer las reuniones y formaciones online más eficaces.
Si hay algo más difícil que mantener el interés de los participantes en una reunión, es hacerlo en una reunión en línea.
Las videoconferencias y las reuniones a través de Internet han revolucionado la comunicación en las empresas, aportando flexibilidad y reduciendo las barreras físicas. Los participantes pueden conectarse desde cualquier lugar, se ahorra en desplazamientos y en alquiler de espacios, y la información fluye de forma más rápida (cientos de empleados pueden conectarse a la vez).
Pero seamos sinceros. Para muchos, la mayoría de las reuniones online son un completo aburrimiento. Hasta ahora he encontrado muy poca gente que esté deseando asistir a una. Generalmente oyes algo del estilo «puf, tengo una conference call. A ver si aprovecho para enviar algunos emails«.
En 2014, InterCall, uno de los mayores proveedores de soluciones para videoconferencias, realizó una encuesta entre sus miles de usuarios. La mayoría de los encuestados (un 82 %) reconocían estar haciendo otras actividades no relacionadas con el tema de la conferencia durante la misma. Las actividades más comunes eran enviar correos electrónicos, comer, enviar mensajes de texto, navegar por las redes sociales, hacer ejercicio, comprar online e incluso aprovechar para ir al baño. Es comprensible. Si ya cuesta a veces mantener la atención de los asistentes durante una reunión o formación presencial, ¿cómo no van a desconectar en una sesión en línea en la que se ofrecen aún menos oportunidades de participación?
A continuación, comparto contigo 15 consejos para mantener la atención de los participantes en reuniones y formaciones online.
Tabla de contenidos
1# Comunica el propósito de la reunión.
¿Te han convocado alguna vez a una reunión sin incluir la agenda o sin informarte sobre el objetivo de la misma? Sucede más a menudo de lo que piensas. Parece que cuando alguien hace convocatorias internas, es decir, a compañeros de su propia compañía, está permitido relajarse con las normas más básicas.
Cuando un asistente se conecta a una reunión sin saber si quiera sobre qué se va a hablar, es muy probable que si no encuentra nada interesante deje de prestar atención al poco tiempo de empezar.
En cambio, cuando un participante ha recibido la agenda o ha sido informado del tema a tratar previamente, habrá tenido oportunidad de pensar en ello y podrá realizar aportaciones valiosas durante la reunión.
2# ¿Qué hay en esto para mí?
Desde el primer momento deberíamos intentar responder a esta pregunta: «¿qué hay en esto para mí?» (como dicen los ingleses WITFM, What’s in this for me?). Es decir, tenemos que comunicar claramente qué beneficios van a obtener los asistentes al participar en la reunión. ¿Van a aprender algo útil para hacer su trabajo mejor, más fácilmente? ¿Van a recibir información importante?
Es más probable que los asistentes mantengan la atención si saben que el contenido es relevante para ellos.
Recuerda que, cada vez que solicitas una reunión online, estás pidiendo a los convocados que te den algo muy valioso, su tiempo.
3# Sé el primero en llegar.
Como asistente no hay nada más frustrante que organizar tu agenda para atender a una reunión, dejar todo lo que estabas haciendo, esforzarte por conectarte con puntualidad, y escuchar: «es usted el primer participante en conectarse. El organizador aún no ha llegado. Por favor, espere». En el momento en el que se conecte el organizador, si la espera ha sido muy larga, los asistentes estarán acordándose más de su familia que atendiendo al contenido de la conferencia.
Si tú eres quien ha convocado la reunión, eres el máximo responsable, el capitán del barco. No hay excusas para no aparecer o no dar señales de vida (créeme, sucede). Si no vas a poder conectarte a la hora acordada, pide disculpas a los convocados. Si eres el único que conoce el tema a tratar, retrasa o cancela la convocatoria. Si hay alguien que pueda sustituirte, solicita a esa persona que inicie la reunión hasta que puedas unirte o que la conduzca completamente.
4# Comprueba que todo funciona.
A quien madruga Dios le ayuda, pero a quien se conecta temprano, mucho más. Si eres el organizador conéctate como mínimo 15 minutos antes para comprobar que todo funciona correctamente. Con tan solo 5 minutos de antelación puede que no tengas tiempo suficiente para resolver posibles imprevistos. La primera ley de Murphy, «si algo puede fallar, fallará», sigue siendo igual de aplicable hoy en día. Seguro que justo a la hora de conectarte, el ordenador te pide actualizar un controlador o instalar alguna extensión, el micrófono no funciona, no se escucha el audio o el vídeo de la webcam no se ve. Si te has conectado con tiempo podrás encontrar una solución o incluso buscar otro ordenador.
5# Un buen anfitrión siempre hace una buena bienvenida.
Imagina que entras en una sala llena de gente y nadie te saluda. Todo el mundo permanece en silencio ignorándote. ¿Cómo te sentirías?
En el artículo 3 errores comunes al preparar una sala para una formación y cómo evitarlos hablábamos de la importancia de llegar el primero en la sala para recibir y dar la bienvenida a los asistentes. En las reuniones online sucede igual.
Mientras que los asistentes van llegando a la reunión puedes activar tu cámara de video para ir dándoles la bienvenida uno a uno e ir charlando con ellos. Recuerda el poder de utilizar los nombres propios para conectar con los participantes. No es lo mismo un «hola a todos»; que «¿Qué tal Lola? ¿Cómo va todo? Bienvenido Raúl, ¿qué tal tu día?»;
Otra buena idea es compartir una pregunta o imagen en la pantalla que invite a la reflexión para que los asistentes vayan pensando sobre el tema. También puedes mostrar algún acertijo visual o brainteaser para animar la conversación entre los participantes.
6# Ten en cuenta las zonas horarias.
Puede que el contenido de una reunión sea superinteresante pero si te has tenido que levantar a las 6.00 de la mañana para conectarte, no habrá litros de café suficientes que te mantengan despierto para prestar atención.
Si tienes que convocar una reunión con participantes localizados en distintas zonas horarias, valora a qué hora del día la mayoría de los asistentes podrían conectarse dentro de su jornada laboral habitual. Si te es imposible cuadrar una hora aceptable para todo el mundo, plantéate hacer dos convocatorias distintas. Si se trata de una reunión en la que necesitas la participación e interacción de todo el mundo, avisa con suficiente antelación para que los asistentes que deban conectarse fuera de su horario de trabajo habitual puedan organizarse y agradece su esfuerzo.
7# Presenta a los asistentes.
En reuniones donde se conectan muchos participantes es probable que algunos de ellos no se conozcan entre sí. Si puedes, dedica tiempo a presentar a los asistentes que están conectados e indicar qué funciones realizan. Así, facilitarás que haya un ambiente más cercano.
A la hora de enviar la convocatoria para una reunión online o al enviar el correo electrónico posterior con las conclusiones de la misma, haz que los destinatarios puedan ver las direcciones de los otros empleados. Así podrán identificar a sus compañeros e interactuar entre ellos. Esto es especialmente útil en reuniones internacionales en las que los nombres y apellidos a veces son difíciles de entender por teléfono. Si hay un listado de participantes, les será más fácil identificar a esa tal «Winnie» que hizo una aportación tan interesante para poder contactar con ella.
8# Invita únicamente a las personas imprescindibles.
Convoca únicamente a la gente que realmente necesite estar y participar en la reunión. Muchas veces las personas no participan o no muestran atención durante una reunión porque, sencillamente, no deberían estar ahí. Aunque esto parece obvio, hay quien lanza convocatorias masivas a sus compañeros cuando en verdad no sería necesario que asistieran a esa reunión o se les podría informar con un correo electrónico.
Cuentan una anécdota sobre Elon Musk, el visionario y fundador de PayPal, Tesla y SpaceX, que cuando estaba finalizando una reunión, se dirigió a uno de los asistentes y le preguntó:
– ¿Tú para qué estás aquí? No has dicho nada en toda la reunión.
Sin entrar a discutir si el tono era adecuado, siempre deberíamos preguntarnos antes de convocar a alguien por qué debe asistir.
9# Asigna tareas.
Es mucho más difícil que la gente se distraiga cuando tiene algo que hacer. Puedes asignar distintas tareas como el control del tiempo en las exposiciones, la toma de notas y conclusiones, la recogida de las preguntas en el chat o el mantener el foco para evitar que las conversaciones deriven hacia otros temas que no tengan que ver.
Al comenzar la reunión puedes pedir voluntarios para que asuman estas funciones, o si ya has identificado previamente a aquellos con tendencia a distraerse más, proponerles alguna de estas tareas.
10# Lanza globos sonda.
Al igual que se han enviado naves espaciales para comprobar si hay vida fuera del planeta Tierra, durante la reunión detente regularmente y comprueba que hay vida al otro lado del teléfono. Para y mide la temperatura de la audiencia. Utiliza la lista de asistentes para hacer preguntas dirigidas y pedir su opinión. Ofrece también la posibilidad de participar libremente.
La autora de Webinars with Wow Factor, Becky Pluth, afirma que un asistente en reunión online permanece atento de forma continua durante un tiempo medio de 4 minutos. Es decir, cada 4 minutos o menos deberías comprobar que todo el mundo te sigue o plantear alguna pregunta abierta a los participantes para medir su nivel de atención.
11# Busca un copresentador o ayudante.
No tienes porque pilotar el avión tú solo. Facilitar una reunión o una formación online puede llegar a ser estresante. Además de presentar los contenidos tienes que leer las preguntas del chat, silenciar o activar el micrófono de los participantes, compartir archivos, hacer grupos de discusión, etc. Piensa si podrías contar con un compañero que pudiera encargarse de todas esas acciones adicionales.
No solo te ayudará a estar concentrado en la presentación sino que también hará que la experiencia de los participantes sea mejor, haciendo que todo vaya más fluido.
12# Domina la aplicación que estés usando.
Dime si en algún evento has vivido esta experiencia. Sube un nuevo presentador al atril con su portátil, lo conecta y la imagen no se ve en la pantalla. Empieza pulsar teclas, tocar el cable y la imagen sigue sin verse. Los asistentes se distraen, sacan su móvil o empiezan a murmurar con el compañero.
En las reuniones online sucede igual. Evita los parones técnicos. Los participantes se distraen cuando se producen interrupciones. No hay nada como un «perdonad que no sé que pasa, voy a intentar compartir mi pantalla de nuevo» para que la gente comience a hacer otra cosa mientras tratas de solucionar el problema.
El 90 % de los «fallos» en las reuniones en línea se producen porque el presentador no conoce bien las opciones de la aplicación que está utilizando.
Existe una serie de acciones básicas que deberías saber realizar a la perfección como:
- Silenciar a todos o algunos de los participantes (poner en mute) y activar de nuevo sus micrófonos.
- Compartir tu pantalla con los participantes.
- Pasar el control a otro participante para que pueda compartir una presentación y retomarlo.
- Compartir un archivo o documento (PDF, Word, etc.).
- Identificar que participantes pierden el interés (están conectados pero no están con la ventana de la reunión online activa).
- Activar el chat para ver las preguntas y comentarios que escriben los participantes mientras están silenciados.
- Grabar la sesión para que los participantes puedan verla de nuevo más tarde.
Otras acciones pueden ser más complejas y, dependiendo de la aplicación que uses, pueden que estén incluidas o no:
- Crear una pizarra virtual para que los participantes escriban o dibujen.
- Establecer grupos de discusión o salas virtuales, para que grupos de participantes puedan discutir un tema.
- Lanzar una encuesta o una pregunta con varias opciones para que todos los participantes respondan sobre la marcha y ver un gráfico con el porcentaje de las respuestas.
- Dirigir a los participantes automáticamente a una dirección web determinada una vez finalizada la conferencia (por ejemplo, para que respondan un cuestionario de evaluación o encuentren más documentación sobre el tema).
Herramientas de videoconferencia
Algunas de las aplicaciones más populares son:
- Zoom. En su versión gratutita ofrece conversaciones uno a uno sin limite de tiempo, y de 40 minutos para grupos.
- WebEx de Cisco.
- Skype de Microsoft.
- Hangouts de Google.
- Whereby.
- GoToMeeting.
- BigBlueButton una solución de videoconferencia de código abierto.
13# Haz que participen.
Si estás realizando una formación online recuerda el modelo PAF. Reduce la parte de presentación a un tercio del tiempo y dedica el resto para la realización de ejercicios y compartir las impresiones de los participantes.
Dependiendo de la aplicación que utilices puedes encontrar distintas herramientas para plantear ejercicios y que los asistentes puedan participar.Por ejemplo, puedes crear una pizarra virtual en la que pueden escribir sus respuestas a una pregunta que plantees. O puedes lanzar una encuesta y mostrarles los resultados.También puedes plantear preguntas a modo trivial con varias respuestas posibles.
Si la aplicación que utilizas no te ofrece las funciones que buscas, puedes usar otras herramientas en línea. Por ejemplo, puedes crear un cuestionario con Google Forms y enviar el enlace a través del chat a los participantes para que lo rellenen durante la sesión. Después, puedes mostrar y comentar los resultados con ellos. También puedes crear un concurso tipo Kahoot! para que los participantes respondan en remoto.
Escoge herramientas que sean sencillas de manejar y no requieran ninguna instalación adicional en el ordenador del participante. Lo que menos nos interesa es dar una oportunidad de distracción a los asistentes.
14# Haz descansos suficientes.
Si la reunión o la formación online va a ser larga, establece pausas de 10 minutos cada 50 minutos de reunión. Así los participantes podrán despejarse y volver con energía.
Al principio de la sesión informa a los participantes sobre cuándo se van a realizar estas pausas. Si son pocos asistentes, puedes incluso preguntar con qué frecuencia querrían hacer esas pausas. Por ejemplo, si se trata de una red comercial y necesitan hacer llamadas, puedes ofrecer una pausa de 15 minutos cada 60 minutos de reunión.
15# Formaliza las conversaciones de pasillo y recoge los comentarios.
A veces, tras una reunión presencial, los asistentes se reúnen y comentan sus impresiones, lo que no les ha gustado, lo que no se ha entendido,etc. Incluye ese momento en la propia reunión online y pide su opinión a los participantes. Puedes preguntar qué les ha parecido más interesante, con qué ideas están de acuerdo o con cuáles no, si hay algo que cambiarían, etc.
Para terminar, te dejo el vídeo A Conference Call in Real Life. Siempre que lo vuelvo a ver, me hace mucha gracia. Es como la vida misma: