Puedes pasar horas elaborando un curso de formación excelente, crear contenidos increíbles, preparar presentaciones atractivas y escoger los ejercicios más participativos. Sin embargo, todo puede caer en saco roto si el espacio en el que llevas a cabo la formación no es el adecuado.
A la hora de preparar una formación presencial es muy importante escoger y organizar el lugar en el que se va a desarrollar. Dependiendo del tipo de formación y los objetivos, tendrás que organizar la disposición de la sala.
A continuación te describo los 3 errores más comunes al preparar una sala.
Tabla de contenidos
Error #1: no comprobar el espacio personalmente.
Desconfía de las fotografías. Son útiles para tener una primera impresión pero no te aportarán información importante como la iluminación, olores desagradables, si el ambiente es ruidoso o si las instalaciones son deficientes. Estos elementos pueden arruinar tu formación. Por eso te recomiendo que visites la sala con antelación siempre que sea posible y tengas en cuenta los siguientes elementos:
Espacio.
Comprueba que la sala es lo suficientemente grande para dar cabida a todos los participantes cómodamente. Al igual que no disfrutarías una comida en un restaurante en el que los comensales estuvieran muy juntos o apretados, los participantes deben sentirse cómodos. Esto es especialmente importante si los asistentes van a tener que levantarse para escribir en rotafolios (flipcharts) o si vas a utilizar icebreakers o energizers que requieran moverse por la sala.
Iluminación.
Si puedes contar con una sala que disponga de luz natural, mucho mejor. Hay muchas salas de reuniones en oficinas y hoteles que parecen auténticas mazmorras, sin una sola entrada de luz natural. ¡Corre Forest, corre! La luz natural ayuda a mejorar el ánimo, mantiene en forma el sistema nervioso y revitaliza. Cuando las personas se sienten mejor, trabajan mejor.
Temperatura.
Si vas a realizar tu formación en una época muy calurosa o muy fría del año, la sala debería contar con algún sistema para que puedas regular la temperatura de la estancia a tu gusto. Aunque, para otros asuntos siempre recomiendo preguntar a los participantes como se encuentran, en el caso de la temperatura elígelo tú. Nunca llueve a gusto de todos y es probable que, si preguntas, inicies la típica batalla de la temperatura en la oficina. Una temperatura de 20 º a 23 º grados en la época fría, y de 23 º a 25 º en la época más calurosa, es razonable.
Paredes.
Disponer de espacio en las paredes siempre es útil para poder pegar hojas, notas adhesivas o murales. Durante los cursos de formación de varios días me gusta ir pegando las hojas de los rotafolios de forma consecutiva para que los asistentes sean conscientes de su progreso o que, de un vistazo, puedan hacer una consulta rápida de los puntos claves tratados durante el curso. Si tu sala está llena de cuadros o con objetos de decoración, tendrás menos opciones.
Equipamiento.
Comprueba el estado de mesas, sillas, pantalla de proyección, pizarras, etc. También debes cerciorarte del correcto funcionamiento de proyectores, sistema de sonido, micrófonos, pantallas de TV, luces, enchufes y la conexión wifi (si necesitas acceso a Internet). Al comprobar la sala con antelación si detectas algún fallo, tendrás opción de solicitar que lo solucionen.
Error #2: no preparar una buena bienvenida.
Imagina estos dos escenarios.
Escenario 1. El formador llega a la sala justo a tiempo, se nota que viene con prisa. Hace un saludo general a los participantes que ya están allí, mientras saca su ordenador, cables, cuadernos de notas, etc. Va probando la conexión con el proyector mientras recibe al resto de asistentes que van llegando.
Escenario 2. Los participantes llegan a la sala y ven hojas colgadas en las paredes, los rotafolios preparados y, en cada sitio, un cuaderno, un bolígrafo y una botella de agua. Además, se escucha una agradable música de fondo. El formador va dando la mano a cada asistente y se presenta con una sonrisa, teniendo tiempo para charlar un poco con cada uno.
No hace falta que te pregunte en qué escenario te gustaría recibir una formación.
Es importante que los participantes sientan que son bienvenidos a la formación. Procura estar al menos una hora antes en la sala para comprobar todos los elementos y preparar los materiales.
Rotafolios.
Puedes dejar preparadas algunas hojas de rotafolios con los títulos . Existen hojas adhesivas que puedes arrancar del rotatorios y pegar directamente en la pared sin necesidad de cinta adhesiva. Algunas de las hojas que puedes preparar con antelación son:
- Agenda: Puedes escribir los puntos más importantes de la programación para que todo el mundo pueda verla en cualquier momento. Los participantes también deberían disponer de una copia en sus respectivos sitios.
- Objetivos de la sesión: Es suficiente con una hoja con el título “Objetivos” en la parte superior. Más adelante los participantes podrán pegar en dicha hoja notas adhesivas con sus objetivos individuales.
- Reglas básicas: Aquí recogerás las reglas que consideres indispensables a respetar durante la sesión o las que acuerdes con los participantes. Normalmente, prefiero que las reglas las establezcan los propios asistentes para que así las asuman como propias. Una regla por ejemplo puede ser “Únicamente consultar el móvil o abrir el portátil durante los descansos”, “volver puntualmente tras las pausas” o “mantener solo una conversación a la vez”.
- Parking Lot: Aquí podréis ir apuntando todos esos temas que pueden ser interesantes para los participantes pero que no tienen cabida para ser tratados durante el curso (o que se pueden tratar durante los descansos). Algunos también lo llaman Ice box.
- Acrónimos: Si estás haciendo una formación en una empresa en la que se utilizan muchas siglas y acrónimos, puede ser una buena idea tener un “mini diccionario” para la asistentes con menos experiencia. Por ejemplo, en una formación para equipos de ventas, palabras como AOP (Annual Operation Plan), KPI (Key Performance Indicator) o ROI (Return on investment) puede que no sean conocidas por todos.
- Próximas acciones: En esta hoja podrás recoger las próximas tareas a realizar que se acuerden durante la formación. Recuerda incluir quién y cuándo se encarga de realizar dicha tarea.
- Cesta de preguntas: Esta es una idea que vi en la última formación a la que asistí. La formación era de 4 días con múltiples formadores. En cualquier momento, podías escribir una pregunta en una nota adhesiva y pegarla en la hoja “cesta de preguntas”. Al final de las sesiones del día, se recogían todas las notas y los formadores respondían a las preguntas. Además, de ofrecer más momentos para poder preguntar a los asistentes, es una buena herramienta para reforzar el aprendizaje, ya que hay contenidos que se retoman al responder las preguntas.
Nombres en las mesas.
Si los participantes no se conocen entre sí es buena idea que cada asistente disponga de un identificador tipo toblerone con su nombre. Esto te facilitará también dirigirte por su nombre a cada uno. En el artículo La palabra más poderosa para conectar con la gente comentaba la importancia de utilizar el nombre de la otra persona.
Puedes dejar que los participantes cojan su propio nombre y lo coloquen en la mesa, o colocarlos tú directamente. Si el curso va a durar varios días y quieres que interactúen entre ellos, cada jornada puedes colocar sus nombres en la mesa de forma diferente. Así evitarás también que algunos asistentes se adueñen de los sitios. Por ejemplo, en salas con mesas en forma de “U”, los participantes sentados a los lados, tienen que girar continuamente el cuello o girarse enteros para atender a las presentaciones y esto, después de varios días, puede resultar incómodo.
Si los participantes van a tener que moverse de sus sitios también es útil disponer de pegatinas o identificadores individuales que puedan pegarse en el pecho, para que, cuando trabajen en grupo, puedan llamarse entre sí.
Materiales
En cada puesto de trabajo, el participante debería encontrarse con el material que vaya a necesitar durante la formación. Puede ser tan sencillo como un bolígrafo y algunos folios para tomar notas.
Otros materiales que quizá tengas que preparar también son las hojas de ejercicios, rotuladores, listado de asistentes, hoja de firmas, etc.
Comida.
Además del material para tomar notas, incluye también una botella de agua para cada participante. Puedes ponerla en su sitio o habilitar una zona de la sala con botellas, una máquina de café y algo de picar (por ejemplo, chocolatinas). El coste es mínimo, y evitarás posibles distracciones porque los asistentes estén hambrientos o quieran salir de la sala a tomar algo. Además, al ver estos elementos en la sala, se produce un efecto de saciedad psicológica. Es algo menos de lo que tienen que preocuparse, porque saben que si lo necesitan lo pueden tomar en cualquier momento.
En la última formación que hicimos pusimos una cesta con fruta (había hasta fresas), agua, refrescos y algunos dulces (caramelos, M&Ms). Cada vez más gente es consciente de la importancia de una alimentación saludable, y apreciarán la opción de poder tomar alimentos frescos.
Si puedes, evita que el almuerzo se realice en la misma sala de la formación. Aparte de los olores que puedan quedar en la sala, es recomendable aprovechar ese momento para que la gente pueda salir, estirar las piernas, respirar aire fresco y disfrutar de la luz natural. No hay mejor energizer que un buen rayo de sol.
Error #3: colocación inadecuada de los participantes.
El tercer error más común es una organización de los asientos no acorde con los objetivos o con las actividades del curso de formación.
Dime cómo sientas a los asistentes y te diré qué tipo de participación tendrás.
Hay muchas opciones a la hora de disponer los asientos en la sala. A continuación te describo las configuraciones más comunes, con sus ventajas y desventajas.
1# Clase.
Los participantes se colocan en sillas formando filas. Es la típica disposición de colegio, con los asientos en filas.
Como formador puedes ver fácilmente a todos los participantes y ellos pueden verte a ti y lo que muestres (pantalla, rotafolio, etc.). Sin embargo, los participantes no se pueden ver entre sí, lo que hace difícil las discusiones abiertas. En esta disposición es difícil formar equipos para realizar dinámicas.
2# Reunión (mesa convencional).
Los participantes se sientan alrededor de una mesa grande dejando libre el lado del formador. Esta configuración es útil para reuniones, discusiones y actividades de creatividad o de resolución de problemas . Como formador serás la persona que facilita o guía. El movimiento de los participantes para hacer ejercicios también está bastante limitado.
3# En forma de “U”.
Los participantes pueden verse fácilmente y discutir abiertamente. Como formador puedes moverte libremente para acercarte a cada uno de los participantes y establecer una conexión más personal. Los elementos visuales también son visibles por todos aunque, los participantes sentados a los lados pueden acabar cansados de tener que girar la cabeza o el cuerpo para verlos.
En esta configuración sigue siendo difícil hacer grupos pequeños de trabajo para los ejercicios.
4# Semicírculo.
Esta disposición también facilita las discusiones abiertas. Todo el mundo puede verse entre sí.
Al estar a la misma distancia del formador, esta configuración es útil para sesiones en la que interesa la participación de todos por igual. Por ejemplo para tratar temas sensibles o resolución de problemas. Además, los elementos visuales son fáciles de ver por todos.
5# En grupos.
Los participantes están distribuidos por mesas. Esta configuración promueve la participación en cada uno de los grupos. Los asistentes pueden mover las sillas, para orientarlas mirando al frente en el momento de las presentaciones o moverlas a la hora de trabajar en grupo. Si hay muchos participantes por mesa, puede que algunos queden de espalda a la zona en la que estén los elementos visuales y tengan que estar girándose a menudo.
6# En círculo.
Esta configuración promueve la participación y la discusión de forma igualitaria. Todos los participantes pueden verse.
Como formador puedes estar sentado con el grupo o guiar el trabajo desde fuera. Los elementos visuales son difíciles de ver por todos ya que algunos quedan dando la espalda o tendrán que girarse.
7# ¡A lo loco!
En esta configuración no hay ningún orden establecido. Hay puestos móviles (sillas, bancos, pufs) que los participantes pueden coger y mover a su antojo. Esta configuración es útil en formaciones que requieran pensamiento creativo, donde vaya a ver muchos ejercicios que requieran trabajo por grupos o que, al tener una duración extensa (varios días), se busque un confort adicional de los asistentes. Como desventaja, dependiendo de cómo se coloquen los participantes, puede ser difícil moverte por la sala para acercarte a todos y que todos puedan verte.
En resumen.
Si quieres asegurar el éxito de tu sesión o curso de formación recuerda:
- Comprobar la sala tu mismo, valorando espacio, iluminación, temperatura, espacio en las paredes y estado del equipamiento y los elementos.
- Preparar una bienvenida memorable: nombres en las mesas, hojas en las paredes, música ambiente, materiales (cuadernos y bolígrafos) y algo de picar y beber.
- Elegir la disposición de los asistentes en la sala para el tipo de formación y ejercicios a realizar. Algunas disposiciones son a modo clase, reunión, en forma de «U», semicírculo, por grupos, en círculo y sin orden.
En el artículo 101 herramientas para crear cursos de formación inolvidables
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Y tú, ¿tienes algún truco o consejo a la hora de preparar tu sala para una formación?