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Mind the gap: Análisis inicial en una formación

Mind the gap: Análisis inicial en una formación
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En este artículo veremos la importancia de hacer un buen análisis de situación a la hora de comenzar cualquier curso o taller de formación, y algunas herramientas efectivas  para conseguirlo.

En 1969 los pasajeros del metro de Londres escuchaban por primera vez este mensaje de audio a través de los altavoces.

Sí, es el famoso “Mind the gap” (en castellano, “cuidado con la separación”) que advertía a los usuarios que tuvieran cuidado con el espacio entre el vagón y el andén al bajar y subir del tren.

¿Y por qué no usaron una frase más completa como por ejemplo la que se usa hoy en día en el Metro de Madrid: “al salir, tengan cuidado para no introducir el pie entre coche y andén”? Resulta que para aquel primer audio se utilizó uno de los primeros sistemas de grabación digital y el coste del almacenamiento de esa breve locución era elevadísimo. Así que decidieron reducir el mensaje a su mínima expresión.

Y dirás, pero bueno Juanda ¿qué tiene que ver todo eso con la formación? ¡Pues muchísimo!

Mind the gap.

 

Personalmente, “mind the gap” es una de esas perlas que un formador debería tener siempre presente.

En cualquier curso o taller, lo que buscamos con nuestra formación es que se produzca un aprendizaje. Queremos acompañar al participante desde el punto A al B. El punto A es donde está antes de empezar la formación, la casilla de salida, el punto de partida. Y el punto B, es el destino deseado, haber adquirido ese nuevo saber (conocimiento), ese nuevo saber hacer (habilidad) o ese querer hacer (actitud). Y la distancia entre A y B es el salto o gap que tenemos tener en cuenta.

El análisis de necesidades al diseñar una formación.

Normalmente, en todos los libros, manuales
y cursos para formadores te hablarán de la enorme importancia del análisis de necesidades a la hora de diseñar una formación. Y es verdad que es muy importante. Un buen análisis te permitirá establecer objetivos y expectativas adecuados, así como elegir los contenidos y ejercicios más convenientes.

Este análisis puede requerir bastante tiempo y esfuerzo. A veces, para poder conseguir una foto lo más completa de la situación inicial, es necesario realizar entrevistas a todos o varios de los agentes implicados (personal, gerentes, recursos humanos, clientes, etc.).

Pero este análisis previo no es suficiente para asegurar que un curso tenga éxito, entendiendo por éxito que realmente se produzca un aprendizaje útil para los participantes.

Hombre durmiendo la siesta en la oficina

Y es que podemos haber hecho un análisis de necesidades de los destinatarios perfecto. Pero la realidad es que a veces (más de las que te gustaría) te encontrarás con participantes que han sido seleccionados incorrectamente, alumnos sin ningún interés que van obligados a la formación, un grupo totalmente heterogéneo si solicitaste un nivel parecido, o un grupo demasiado homogéneo si pediste distintos perfiles. Las leyes de Murphy siempre se cumplen.

Esta diferencia entre el destinatario ideal y el real puede ser aún mayor si quien diseñó el curso no es la misma persona o equipo que organiza su facilitación.

El análisis de necesidades al empezar el curso: el Análisis del Gap

Independientemente del análisis de necesidades realizado para el diseño del curso, al empezar cualquier curso o taller deberíamos hacer un análisis rápido de la situación de partida de los participantes. Esto es el  Análisis del Gap o Gap Analysis.

Este es el análisis que nos va a indicar cuál es el verdadero nivel de experiencia, conocimientos e interés de cada asistente sobre el tema de la formación. Nos va a dar una idea del tamaño del gap que los participantes deben saltar.

Aunque te parezca increíble, muy pocos formadores hacen este análisis inicial. Normalmente, el instructor llega con la charla o ejercicios que tiene preparados y los desarrolla en piloto automático, más preocupado de cumplir estrictamente los tiempos marcados en la agenda que de facilitar un verdadero aprendizaje. Y en parte, esto lo hacen así porque es más fácil para ellos y también más seguro (se mueven dentro del entorno que dominan).

Sin embargo, te aseguro que dedicando 10-15 minutos al Análisis del Gap, te será mucho más fácil conducir el curso. Con él obtendrás una información supervaliosa para ajustar el ritmo, detectar lagunas, conocer el nivel de los participantes y decidir cuáles son las mejores estrategias para crear experiencias de aprendizaje eficaces.

Cómo hacer el Análisis del Gap.

Existen muchísimas  formas (por no decir infinitas)en las que puedes llevar a cabo este análisis inicial. Elegiremos una u otra en función de la información que queramos obtener.

Por ejemplo, en los cursos de formación que realizo sobre venta de equipamiento médico para quirófano a mí me ayuda muchísimo saber qué experiencia traen consigo los participantes en el entorno quirúrgico y qué experiencia tienen con los equipos específicos que vayamos a tratar en la formación. Por ejemplo, podría haber un nuevo empleado en la empresa sin conocimiento de los productos pero con más de 20 años de experiencia vendiendo equipos similares. Identificar esa experiencia me permite hacer mejores grupos de trabajo, solicitar ejemplos o experiencias a los participantes y ajustar el ritmo de los contenidos.

A continuación, tienes 3 ejemplos de ejercicios que puedes utilizar para hacer el Análisis del Gap.

#1 Ejercicio de la gráfica.

En una hoja de rotafolios puedes dibujar dos ejes de coordenadas y hacer varias marcas en los mismos. Cada uno de estos ejes responderá a una pregunta que lógicamente debe poder ser respondida con algún tipo de valor comparable. Después puedes pedir a cada participante que escriba su nombre ubicándolo dentro de la gráfica donde corresponda.
Así obtendrás una representación visual inmediata de cuál es el punto de partida del grupo y si hay participantes con muy poca o con mucha experiencia que destaquen.

Aquí tienes un ejemplo. Para un curso de ventas, el eje vertical podría representar la experiencia en ventas en general y el eje horizontal, el conocimiento en un determinado producto o servicio. Puedes hacer unas marcas indicando en el eje vertical la experiencia (5 años, 10 años y 15 años) y en el horizontal el conocimiento (bajo, medio, alto).
Cada participante tendrá que colocar su nombre en función de la experiencia que tenga vendiendo y del conocimiento del producto.

Después de que los participantes hayan escrito su nombre en la gráfica, toca interpretar los datos. Si ves que la mayoría tienen mucha experiencia en ventas en general pero poco conocimiento del producto (deberías ver una nube de nombres en la parte superior izquierda), significa que tendrás que hacer más hincapié en los contenidos y ejercicios relacionados con el aprendizaje de las características y beneficios específicos del producto porque es donde está la mayor carencia.

Pero si por ejemplo, la experiencia en ventas en general es pequeña (por ejemplo, en un grupo junior) pero el conocimiento del producto es elevado, puede ser interesante que la formación se centre más en el proceso de la venta comercial.

#2 Ejercicio de las 4 preguntas.

Otra opción para hacer el análisis inicial es plantear 4 preguntas relevantes para que sean respondidas por todos.

Una opción sería darle una hoja con las 4 preguntas a cada participante, que cada uno tuviera que escribir sus respuestas y luego, uno por uno, ir leyendo las respuestas de todos. Es correcto, pero un poco aburrido.

Otra opción es la siguiente. Puedes dividir a los participantes en 4 grupos. Si los participantes no se conocen o es una formación de varios días, aprovecha a hacer los grupos usando algún ejercicio divertido con el que tengan que moverse e interaccionar. Recuerda, los participantes aprenden más y mejor no solo cuando conectan con los contenidos, si no cuando conectan con otros participantes.

Reunión de trabajo oficinaUna vez creado los grupos, asigna a cada grupo una de las 4 preguntas. Explica a todos que el objetivo de cada grupo es recoger las respuestas individuales de todos los asistentes a la pregunta que les ha tocado. Después cada grupo deberá agrupar y resumir las ideas de todas las respuestas. Por último, cada grupo tendrá que presentar sus hallazgos en 1 minuto al resto de grupos.

Respecto a los tiempos, los grupos tendrán 5 minutos para decidir qué estrategia van a seguir para conseguir las respuestas de todos los compañeros. Después los grupos tendrán 5 minutos para poner en marcha la estrategia decidida y recoger las respuestas. Tras esto, cada grupo tendrá 5 minutos para resumir las respuestas. Y por último, cada grupo contará con 1 minuto para exponer al resto de grupos los resultados que ha obtenido. Como ves, en total es una actividad de unos 25 minutos si contamos con una introducción de 5 minutos para hacer los grupos y explicar el funcionamiento del ejercicio.

Dependiendo del tipo de formación te interesará realizar unas preguntas u otras. A modo de sugerencia quizá puedas usar alguna de estas:

  • ¿Qué te gustaría aprender sobre TEMA DE LA FORMACIÓN?
  • ¿Qué sabes sobre el TEMA DE LA FORMACIÓN?
  • ¿Qué dos cosas te gustaría conseguir con esta formación?
  • ¿Qué asunto te parece clave tratar con relación al TEMA DE LA FORMACIÓN?
  • ¿Cuál es tu mayor reto en relación con el TEMA DE LA FORMACIÓN?
  • En relación al ASUNTO relacionado con el TEMA DE LA FORMACIÓN, ¿cuál es tu opinión?
  • ¿Te parece correcta la AFIRMACIÓN sobre el TEMA DE LA FORMACIÓN? ¿Por qué?

Las partes escritas en mayúscula son para que las sustituyas por los temas que te interesan.

#3 Ejercicio KWL (Know-Wonder-Learned).

Esta es una técnica que me gusta mucho y que aprendí de Irene Escarpenter a través del chat de Telegram de Learning Legendario.

plantilla-hoja-KWL-Know-Wonder-Learnt-learning-legendarioEntrega a cada participantes una hoja de papel
con tres columnas encabezadas como Know, Wonder y Learned (aquí puedes descargar una plantilla). Durante 5 minutos los participantes tendrán que escribir en la columna Know,  tres cosas que sepan sobre el tema que se va a tratar en la formación. En la columna Wonder, tendrán que escribir  tres cosas que les gustaría aprender sobre el tema de la formación. Puedes utilizar alguna música tranquila para ambientar el momento de reflexión.

Si son pocos participantes (menos de 10) puedes pedir que cada uno lea lo que ha escrito en su hoja. O incluso, que intercambien su hoja con la persona que tienen al lado y lean en voz alta la hoja KWL del compañero.

Si son muchos participantes puedes darles otros 2 minutos para que copien en una nota adhesiva una de las cosas de la columna Know y una de cosas de la columna Wonder, se levanten y lo peguen en el rotafolios o en la pared. Conforme vayan pegando notas adhesivas, puedes irlas agrupando según la temática. Una vez pasado el tiempo puedes resumir para todos  “lo que sabe el grupo” (notas tipo Know) y “lo que al grupo le gustaría aprender” (notas tipo Wonder).

Aprovecha este momento también para establecer el nivel de las expectativas. Siempre hay alguna persona que pone en su deseo Wonder: “aprenderlo todo”. Es bueno que los participantes vengan tan motivados, pero también es importante que sepan hasta donde pueden llegar con la formación (si trabajan activamente y realizan los ejercicios que se propongan).

Antes de finalizar el curso, puedes pedir a los participantes que saquen de nuevo su hoja KWL y que completen la columna Learned con  tres cosas que hayan aprendido durante la formación.

Puedes pedirles también que incluyan cómo van a aplicar o poner en práctica ese aprendizaje en los próximos días o semanas. Cualquier aprendizaje requiere compromiso, práctica y un plan de acción. Si no, se lo habrán pasado muy bien en tu formación pero se quedará solo en eso, en un agradable recuerdo.

Me gusta el ejercicio KWL porque ofrece una forma interesante de empezar y terminar la formación redonda, cerrando el círculo. Si quieres información adicional también te recomiendo escuchar el episodio 17 del podcast Skillopment de Rául Hernández

Cómo usar la información obtenida en el Análisis del Gap.

Ok. Imaginemos que ya has realizado alguno de los ejercicios que te proponía y que has obtenido la información de los participantes. ¿Ahora qué? ¿Cómo puedes usar esa información? La respuesta es SuperMarioBros 3.

Te explico. Hace mucho, mucho tiempo, existía un lugar llamado videoclub. Un extraño lugar, que con 13 años visitaba a menudo para alquilar películas y videojuegos.
Y uno de los juegos que me encantaba alquilar era el SuperMarioBros 3 para la Nes (por supuesto no era la original).

supermariobros-3-mind-the-gap-learning-legendarioLo que me flipaba de esta edición respecto a las anteriores es que Mario además de coger y lanzar caparazones de tortuga o lanzar fuego, también podía convertirse en Mapache, volar y evitar tener que hacerse a pie gran parte del recorrido.

Al igual que Mario, una vez hayas realizado el Análisis del Gap, estarás en condiciones de valorar si dentro del recorrido de la agenda, hay contenidos en los que merezca la pena meterse en la tubería y profundizar, si tienes que volver hacia atrás para aclarar alguna idea, o si por el contrario, puedes tomar carrerilla y sobrevolar cosas que los participantes ya conozcan y tengan muy claras. Al final se trata de ajustar sobre la marcha el ritmo a las necesidades e intereses del grupo.

Lógicamente, si estás empezando a realizar formaciones, cambiar el orden o incluso los contenidos sobre la marcha puede parecerte algo de ciencia ficción. Pero te aseguro, que conforme vayas realizando esa formación varias veces, cogiendo experiencia y detectando qué puntos clave hay en el curso (por dificultad, interés o intensidad), irás mejorando también en la flexibilidad y tu capacidad para adaptarte a imprevistos o peticiones sobre la marcha.

Para terminar, te invito a que pienses si ya estás haciendo este Análisis del Gap (a lo mejor ya lo haces pero de forma inconsciente o en algún otro formato). Y si no es así, que valores si en tu caso puede resultar interesante hacerlo, e intentes hacer alguna prueba en tu próxima formación y compartir tu experiencia. Sinceramente, creo que es una herramienta muy potente, que pocos formadores utilizan, pero que puede ayudarte a crear experiencias de aprendizaje mucho mejores.

6 comentarios en “Mind the gap: Análisis inicial en una formación

  1. Muy interesante la información y las técnicas lúdicas. Yo aplico una evaluación diagnostica sobre los conocimientos que van a recibir los participantes.Pero ahora esa evaluación escrita y tediosa la aplicare mediante las técnicas comentadas en tu post. muchas gracias por compartir.

  2. Muchas gracias Juanda! Estoy de acuerdo, es una herramienta muy potente con un sinfín de aplicaciones. Además de dar información al formador@ también aporta reflexión a quienes participan en el taller.

    Personalmente, me he dado cuenta de que acostumbro a hacer mi propio GAP. En mi caso, les pido que seleccionen el Top (3, 4 o 5) en función del tiempo y temática. Por ejemplo, si están en un taller para mejorar sus competencias como coordinadores, les pido que consensúen el Top 5 del buen coordinador ( 5 capacidades, habilidades, actitudes, etc.) que necesariamente ha de tener un buen coordinador ( a su entender). Una vez identificadas, cada uno de ell@s se autoevalúa en cada ítem. Con toda la información y reflexión generada oriento la sesión y ajusto los contenidos y temáticas a las necesidades del grupo.
    En breve podré en práctica el KWL ( me parece muy útil e interesante).

    Un abrazo para tod@s

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