Formación sin plan de acción ¡¿en serio?!

En este artículo veremos la importancia de incluir el plan de acción personal en tus cursos y talleres de formación. Además, encontrarás una propuesta de plantilla sobre cómo hacer un plan de acción personal y poder aplicarlo desde ya mismo en tus formaciones.

Yo no creo en las formaciones sin plan de acción, pero haberlas haylas

Algunos relatos de terror cuentan la historia de empleados que asisten a reuniones en las que al final de la misma no se establecen acciones, personas responsables para hacer esas tareas ni fechas límite para realizarlas.

Pero lo más terrorífico es que esto mismo pasa aún con más frecuencia en cursos y sesiones de formación. Terminan absolutamente con ningún compromiso por parte de los participantes.

Y es que no sirve de nada que los participantes salgan de una formación a tope de energía (como Fonseca en el video)  si no se van con un plan de acción bajo el brazo.

Seguro que has vivido esa experiencia como participante. Tú y yo sabemos que al día siguiente, en cuanto entraste de nuevo en tu rutina con las miles de cosas urgentes que tenías que hacer, esa formación se convirtió en un lejano recuerdo. Y al cabo de unas semanas, a duras penas recordabas algo útil de la misma.

El fallo número 1 de muchas formaciones.

El verdadero aprendizaje de un curso o taller se produce en el instante que comenzamos a usarlo en la vida real, en el día a día. El objetivo de una buena formación no puede ser solo la adquisición de nuevos conocimientos, habilidades o actitudes. Si no, conseguir una transformación del participante a través de ese aprendizaje (como explica Gloria Martinez, ¿qué va a obtener el alumno?) Y la transformación se consigue con acción, con la aplicación de lo aprendido.

Como decía la frase célebre sobre aprendizaje de Leo Buscalia:

El cambio es siempre el resultado final de todo verdadero aprendizaje.

Sin embargo, muchas formaciones fallan en la aplicación práctica. Hay quien se centran tanto en el diseño del taller que olvida qué es lo que quiere que suceda justo al día siguiente, cuando los participantes vuelven a su rutina y a sus puestos de trabajo.

En este sentido, hay muchos motivos por los que un curso de formación o un taller puede quedar en un simple recuerdo del tipo «estuvo bien ese día que nos juntaron a todos a hacer dinámicas». Algunos de estos motivos de fracaso incluyen:

• Que no haya una aplicación inmediata tras la formación. Por ejemplo, se da una formación sobre una aplicación, herramienta o proceso que todavía no está en funcionamiento y que se pone en marcha después de varios meses cuando ya nadie recuerda nada.
• No hay tiempo para aplicar lo aprendido. Se busca que los participantes hagan algo nuevo en sus rutinas diarias pero no se valora si realmente tienen tiempo en su jornada para poder realizar esas nuevas tareas.

La estructura, procesos, cultura o personas de la empresa no están alineados con el aprendizaje que se quiere poner en marcha. Imagina una formación en la que se quiere que personas de distintos departamentos trabajen en conjunto en varios proyectos pero faltan herramientas para que esa colaboración ocurra. O que los managers no quieren que sus colaboradores dediquen tiempo a eso.

Falta de incentivos. Cuando no se reconoce la aplicación del nuevo aprendizaje en las personas que lo ponen en práctica es difícil que se mantenga en el tiempo.

Irrelevancia y falta de consecuencias. Si da igual aplicar o no lo aprendido es dificil también que se valore esa formación. Al fin y al cabo, ¿qué más da?

Qué es un plan de acción personal.

Entonces, ¿qué podemos hacer para que la formación funcione y que el aprendizaje realmente se aplique? Aquí es donde viene al rescate el plan de acción personal.

Un plan de acción no es más que un listado con las cosas qué hay que hacer para alcanzar un determinado objetivo especificando quién y cuándo debe hacer esas cosas.

En el artículo sobre el aprendizaje en el adulto, veíamos que el primer principio es que el adulto debe tener un papel activo en su experiencia de aprendizaje. Por eso el plan de acción también debe ser personal. El participante es quien debe establecer los compromisos que va a adquirir con ese nuevo aprendizaje.

Elementos de un plan de acción personal.

Un buen plan de acción personal debería detallar qué acciones concretas va a realizar el participante, tiempos (fechas de inicio y fin si la hay) y resultados deseados (es decir, cómo vamos a evaluar o medir el éxito de esa acción).

Soy partidario de hacer planes de acción orientados al corto plazo, planteados para el mes o dos meses siguientes a la formación. Es verdad que es importante visualizar cuál es la meta o el objetivo final (tener un «para qué») pero que los participantes tengan que planificar lo que van a hacer de aquí a un año vista puede ser demasiado ambicioso o quedarles demasiado lejos.

Si la aplicación de ese nuevo aprendizaje además requiere unas condiciones previas también puedes incluirlo en el plan como «Condiciones, recursos o requisitos que deben darse para conseguir esta acción».

Estas condiciones pueden contemplar:

• Cambios personales: por ejemplo que el participante modifique su entorno de trabajo, despejar su escritorio de papeles, cambiar/incorporar una rutina, horarios, etc.
• Cambios con compañeros y colaboradores: por ejemplo, en una formación para gerentes sobre coaching para equipos, el manager tendrá que organizarse con su equipo de colaboradores para encontrar momentos en los que poder tener esas conversaciones.
• Cambios en procesos sobre los que tenemos control o podemos influir: por ejemplo, si queremos empezar a aplicar una nueva metodología de trabajo puede que necesitemos modificar la forma en la que hacemos las cosas.

Por último, el participante puede identificar también la prioridad de esas acciones de su plan. Esto le ayudará a reflexionar sobre que acciones son más importantes para tener éxito en la aplicación del aprendizaje y a saber qué es lo siguiente que tiene que hacer.

Aquí tienes mi plantilla del Plan de acción personal que puedes recibir directamente en tu correo:

Al descargar esta plantilla aceptas la política de privacidad de este sitio web y recibir mi newsletter semanal o correos puntuales con promociones para ayudarte a crear mejores formaciones.

Refuerzo del aprendizaje y del plan de acción personal.

Como decíamos, es habitual que tras el enchufe de motivación del curso o taller de formación, a los pocos días de terminar esa motivación ya esté bastante por los suelos.

Por eso dentro del diseño de una experiencia de aprendizaje tenemos que pensar también en la forma en la que podremos darle continuidad y soporte para que el plan de acción personal tenga éxito.

Algunas ideas para reforzar ese aprendizaje y mantener la motivación para que los participantes lleven a cabo sus planes de acción personales son:

Refuerzo entre compañeros. Invita u organiza sesiones periódicas para que los participantes de la formación se tengan que reunir por grupos. Ofrece temas de discusión concretos para cada una de las reuniones que tengan que hacer. Para aumentar el compromiso es útil que los participantes salgan del curso o taller sabiendo cuál es su grupo de trabajo y teniendo una fecha para la primera reunión. Hay que aprovechar cuando los participante están on fire y enfocados en el tema para comprometerse a participar en esos grupos de trabajo.
Este refuerzo también se puede hacer por parejas. Por ejemplo, cada miembro de la pareja podría compartir su plan de acción con el compañero y comprometerse a reunirse o llamarse por teléfono una vez al mes para ver cómo está progresando el otro y aportar ideas. Siempre es bueno tener a alguien al que rendir cuentas.

Refuerzo a través de medios digitales. Puedes enviar a los participantes correos electrónicos cada cierto tiempo como «el consejo del mes», colgar en un portal casos de éxito, crear un podcast interno con entrevistas sobre cómo está aplicando cada participante lo aprendido, hacer un canal privado de videos con trucos o experiencias, crear un grupo de whatsapp/telegram con los participantes para compartir ideas, etc. Como dicen «the sky is the limit«.

Refuerzos a través de medios analógicos. Esto sería lo más similar al marketing de guerrilla y me gusta especialmente por el efecto sorpresa que también puede generar. Aquí podrías hacer cosas como pegar recordatorios en sitios de paso como los aseos o en el coffee point, dejar una tarjeta o una hoja con un texto o reflexión relacionada en el puesto del trabajador, etc. Por ejemplo, justo después del training (o en el mismo curso) podrías darle a cada participante un sobre con semillas para que lo coloquen en su puesto de trabajo (o incluso podrías darles una planta pequeña en su tiesto para que no haya excusas). La idea es que el cuidado periódico de esa planta conecte al participante con lo aprendido en plan «ahora tienes una nueva responsabilidad, cuidar la planta = aplicar lo aprendido».

Refuerzo con los formadores. Crear un equipo de trabajo con los formadores que puedan dar soporte y seguimiento a los participantes en la aplicación de lo aprendido y estar disponibles para resolver posibles cuestiones o ayudar con las barreras que puedan surgir.

Trabajo con los gerentes. Es importante que los managers de los participantes apoyen la aplicación de lo aprendido y faciliten que esto sea posible.

Sistema de incentivos. En algunas ocasiones puede resultar útil utilizar algún sistema de recompensas para premiar y reforzar de forma positiva a aquellos participantes más activos que estén aplicando lo aprendido.

Una dinámica que me gustó mucho que aprendí con Miguel Angel Travado es que los participantes tuvieran que darle al formador una copia de sus compromisos (en este caso el plan de acción personal) y su dirección de correo postal. Pasado un mes, el formador le enviaba a casa o a la oficina por correo postal un sobre con su plan de acción y algunas palabras con sugerencias. Ya nadie recibe cartas, y por eso se ha convertido en un hecho extraordinario que puede ayudar a reforzar la motivación para la aplicación de ese aprendizaje.

Evaluar como herramienta para mejorar.

Por último, en nuestro papel como responsables de la creación de experiencias de aprendizaje tenemos que ver cómo se va a evaluar la acción formativa para determinar si ha funcionado o no, y para ver que se puede mejorar con vistas al futuro.

Lógicamente para evaluar tendremos que haber pensado o acordado previamente cuál es «nuestra imagen del éxito». Es decir, cómo identificaremos que la formación ha sido útil y ha tenido los resultados esperados.

En una formación para empleados habitualmente será necesario conocer los objetivos y necesidades de los empleadores y Recursos Humanos para definir esa imagen de éxito. En el caso de una formación para participantes particulares, normalmente, el formador junto con el participante serán los que acordarán cuál es el resultado esperado.

A la hora de evaluar el impacto de una formación y  los resultados de los planes de acción personales puedes:

• Entrevistar a supervisores. Puedes preguntar a los managers de los empleadores o colaboradores cercanos si han notado cambios a raíz de la formación realizada.
• Entrevistar a los participantes. Pregunta cómo se están llevando a cabo los planes de acción, que dificultades han encontrado, que ha ido bien o mejor de lo esperado y qué resultados están obteniendo.
• Reunirte con los participantes en grupo. Las reuniones que decíamos de refuerzo también son un buen momento para percibir y valorar como se está desarrollando la aplicación de los aprendizajes.
• Recoger sugerencias de los participantes y colaboradores. Pregunta con MIMO: qué cosas mantendrían, qué incorporarían a la formación, qué modificarían (más o menos de algo) y qué omitirían.

Una última reflexión.

A veces, cuando atendemos a una formación como participantes esperamos que nos lo den todo hecho. Aunque los facilitadores de ese curso o taller no te pidan que realices un plan de acción personal, mi propuesta es que lo hagas tú. Ya que estás dedicando tu valioso tiempo a esa actividad, sácale el máximo partido y haz que realmente ese aprendizaje se quede contigo. Coge una hoja en blanco o imprime la plantilla de este artículo y escribe tu plan de acción personal para aplicar lo aprendido. Si tomas esto como un hábito te aseguro que le sacarás mucho más partido a los cursos y talleres que asistas.

Espero que este artículo haya sido lo suficientemente convincente para mostrarte los beneficios de incluir e invitar a los participantes a crear su propio plan de acción personal en tus cursos y talleres de formación.