Cartas de póker

¿Tus reuniones no son eficaces? Usa una baraja de póker.

¿Tus reuniones no son eficaces? Usa una baraja de póker.
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Deja que comparta contigo una historia. Cuando tenía 21 años, colaboraba como monitor en un grupo scout. Fue una época estupenda de mi vida en la que lo pase en grande y aprendí muchísimo.

Además de los campamentos y excursiones, hacíamos reuniones semanales con los niños y chavales los sábados por la tarde donde desarrollábamos distintas actividades.

Después, los monitores nos reuníamos desde las 20.00 hasta bien entrada la noche para evaluar las actividades y organizar las siguientes. Muchos días terminábamos a las 1.00 o más tarde. Aunque teníamos una agenda con los puntos a tratar, el hecho de ser amigos hacia que el ambiente fuera totalmente relajado y nuestra productividad bastante baja.

En general, esto no era mayor problema salvo cuando llegaba la época de exámenes en la universidad. Entonces, todos sentíamos la presión y parecía que todo el tiempo para estudiar era poco. Aunque nos esforzábamos por hacer las reuniones más eficientes y ser más rápidos, seguíamos dedicando horas y horas. Era muy difícil romper los malos hábitos.

Hablando con algunos de los padres sobre este tema, uno de ellos se ofreció a echarnos una mano. Jose María, más conocido por todos como Menchaca, fue el padre voluntario. Contaba con mucha experiencia en procesos de formación y facilitación (actualmente puedes encontrarle en Transformando.org ). Acordamos con él que vendría a la próxima reunión de monitores para darnos algunos consejos y pautas.

Cuando llegó el día, todos estábamos preparados para recibir una clase magistral o al menos, una sesión con consejos e ideas prácticas. Yo ya tenía mi cuaderno de notas preparado para tomar apuntes. Sin embargo, Menchaca se metió la mano en el bolsillo, sacó una baraja y mientras le quitaba la goma que mantenía juntas las cartas, nos dijo:

– De momento no voy a hablar. Simplemente tratad los temas como hacéis habitualmente y no prestéis atención a lo que yo haga.

Así hicimos. Comenzamos a hablar sobre los distintos asuntos del día. Sentado entre nosotros, Menchaca nos observaba callado. En un momento dado, se puso en pie. Cada vez que alguien intervenía dejaba una carta bocabajo a su lado. Y así siguió un buen rato hasta que se quedó sin cartas. Se volvió a sentar.

Después, cuando habíamos terminado con ese punto de la agenda, le miramos para que nos explicara de que iba esta dinámica tan misteriosa. Nos explicó:

– Dadle la vuelta a las cartas que tenéis cada uno. Veis que son cartas de póker. Algunos tenéis muchas, otros pocas, algunos tenéis distintas figuras y otros solo un tipo.

Yo mire mis cartas. Tenía un trébol, un par de corazones y algunos diamantes.

Menchaca continuó contándonos:

– Lo primero que necesitáis para poder mejorar vuestras reuniones es daros cuenta de lo cada uno contribuye personalmente para que la reunión sea más o menos productiva. He ido dejando una carta a cada uno cuando intervenías usando el siguiente criterio. Si la persona aportaba una idea o hacia una propuesta valiosa, le daba un diamante ♦️. Si hacía una crítica constructiva y contribuía positivamente asignaba un corazón ♥️. Si por el contrario, hacía una crítica destructiva o comentario hiriente, le daba una pica ♠️. Por último, cuando la persona hablaba sobre cualquier cosa que no tuviera nada que ver o decía algo que no aportará nada, asignaba un trébol ♣️.

Cada uno debéis mirar vuestras cartas, hacer juicio personal y valorar si reflejan un comportamiento habitual. También cada uno debéis valorar cuantas cartas tiene en su mano, y plantearse si debería intervenir más o si por el contrario debería dejar a otros participar.

Aunque luego Menchaca nos dio algunas pautas más, este sencillo ejercicio sirvió para iniciar una reflexión personal que, de otra forma, quizá hubiera sido más difícil conseguir.

Reflexionando sobre esta experiencia estas son algunas de las cosas que aprendí ese día:

  • Acepta y agradece la ayuda que te ofrece quién sabe más que tú. Vivimos en un mundo en el que el voluntarismo tiene un gran peso. Se nos inunda la cabeza con mensajes sobre el poder de la voluntad personal y de la autosuficiencia individual (“si quieres puedes”, “llegaras tan lejos como desees”, etc.). Sin embargo, muchas veces una persona externa al problema, objetiva, puede aportar mucho más y plantear las preguntas adecuadas que hagan al grupo encontrar una solución de forma muchísimo más rápida. No pasa nada por reconocer que uno no sabe, y apoyarse en personas con más experiencia y conocimientos.
  • Deja que las personas salven su orgullo. Menchaca, tras habernos visto interactuar, podría haber hecho una evaluación individual de cada uno, al más puro estilo Risto Mejide y decirnos sin cortarse que es lo que hacíamos bien o mal. Sin embargo, usando esta dinámica de las cartas nos trasladó la responsabilidad, para que fuéramos cada uno quienes juzgáramos y valoráramos nuestro comportamiento, sin poner a nadie en evidencia o apuntar culpables.
  • Escucha bien antes de opinar. En esta caso, Menchaca también podría haber optado por darnos una charla sobre cómo deben ser las reuniones eficaces. Sin embargo, lo primero que hizo es observar, entender cuál era la situación de partida. A través de este sencillo ejercicio fue capaz de hacer una crítica constructiva que de otra forma podría no haber sido aceptada por los participantes. Elegir la dinámica adecuada marcó la diferencia.
  • Haz visible lo invisible. En este ejercicio las cartas no eran más que una forma vivible de representar algo abstracto, la cantidad y la calidad de la participación de cada miembro del equipo. El hecho de tener algo tangible que poder ver y tocar, hace que la experiencia global del ejercicio se enriquezca y ayuda a que quede más tiempo retenida en la memoria. Los participantes salen de lo que sería el lenguaje verbal, a utilizar otros recursos. Los humanos somos muy buenos en el mundo de las ideas, pero somos aún mejores cuando asociamos esas ideas a cosas físicas que podemos tocar y sentir.

Y añado una última del propio Menchaca, tras leer este artículo: “A veces, los participantes atentos sacan más conclusiones de las que el propio formador pretendía”.

Ya sabes. Si quieres que tus reuniones sean más productivas y eficaces, no olvides llevarte una baraja de cartas a la próxima.

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