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El rotafolios, ese gran desconocido

El rotafolios, ese gran desconocido
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Existe una herramienta s√ļper potente para la presentaci√≥n de contenidos infravalorada por muchos formadores. Una herramienta abandona a su suerte en las esquinas de las salas de reuniones.¬† ¬†Una herramienta que en algunos aspectos da mil vueltas al PowerPoint y a todas las aplicaciones modernas de presentaciones. Y no. No es Kahoot, ni Prezi, ni ninguna otra aplicaci√≥n parecida.

El rotafolios, el papel√≥grafo, el¬†¬†flipchart,… ll√°malo como quieras. A esa herramienta me refiero.

Mira que yo soy un early adopter total y me encanta trastear con todas las nuevas tecnologías. Sin embargo el rotafolios tiene una serie de ventajas que lo hacen un elemento imprescindible en cualquiera de mis cursos. Y esto es precisamente lo que quiero compartir hoy contigo en este artículo. Beneficios y buenas prácticas de uso del rotafolios.

Beneficios del uso del rotafolios

No te falla

Mujer con ordenador roto a 5 minutos de empezarSi comparamos una presentación con un ordenador y un proyector y una presentación de contenidos en un rotafolios, es bastante improbable que el segundo pueda dejarte tirado. En la primera solución el ordenador se puede estropear, quedar sin batería, estropearse el cable que se conecta al proyector, no sacar la resolución adecuada, fundirse la bombilla del proyector y cualquier otra cosa que a Murphy se le pueda ocurrir.

En cambio, un rotafolios, salvo que te quedes sin papel o sin tinta en los rotuladores, es bastante difícil que falle. Además, esta sencillez hace posible utilizar el rotafolios en cualquier tipo de instalación o incluso al aire libre.

Así que ya sabes, usa un rotafolios y ya tendrás  algo menos de lo que preocuparte al preparar tu curso o taller.

Atrapa la atención

Al escribir o dibujar en una hoja en blanco automáticamente despertamos la curiosidad de los participantes. Sus cerebros se activan para intentar adivinar cuál será el próximo trazo, la próxima palabra e interpretar los dibujos. De hecho tal es  así, que incluso ahora algunas empresas ofrecen la posibilidad de crear videoscripts o contenidos contados a traves de dibujos. Un buen ejemplo, son los videos fenomenales de RSA Animate a partir de charlas como este:


No, no hace falta saber dibujar a ese nivel para captar la atenci√≥n. Con las figuras b√°sicas que todos conocemos (c√≠rculos, cuadrados y tri√°ngulos) se pueden representar la mayor√≠a de conceptos e ideas. Y si a√ļn lo dudas, te recomiendo que leas el libro The Sketchnote Handbook: The Illustrated Guide to Visual Notetaking de Mike Rohde . En este enlace puedes echar un vistazo a parte del mismo.

Nos ayuda a resumir

importancia de resumir en rotafoliosHace poco en un congreso volv√≠ a vivir algo que hac√≠a mucho que no ve√≠a. En una charla, el presentador, con un par, se puso a leer el contenido de cada diapositiva de su PowerPoint de forma literal. Cada diapositiva adem√°s inclu√≠a varios p√°rrafos de texto con letra min√ļscula. A parte de ser un aburrimiento lo considero un aut√©ntico insulto a la audiencia. ¬ŅLo lees porque no ¬†has ensayado y preparado la presentaci√≥n? ¬ŅLo lees porque la audiencia es analfabeta y no sabe leer? ¬ŅLo lees porque as√≠ todos pueden disfrutar de tu melodiosa voz?

En un rotafolios, si queremos que todo el mundo pueda leer el contenido, no tenemos opci√≥n a ponernos a escribir p√°rrafos con letra peque√Īa. Pr√°cticamente nos vemos obligados a condensar en titulares o incluso en una o dos palabras clave, la idea principal que estamos tratando.

Nos permite hacer mejor uso de nuestro tiempo

Hay muchos (yo de hecho antes tambi√©n lo hac√≠a) que dedican horas y horas a dejar su PowerPoint perfecto, ajustar los tama√Īos de letra, elegir bien las im√°genes, incluir animaciones, etc. Y vale que todo esto se agradece visualmente como espectador. Pero lo que realmente tiene valor es el contenido que hay detr√°s y lo que estamos comunicando.

¬ŅY si todo ese tiempo lo dedicamos a pensar en c√≥mo la mejor estructura y orden con la que presentar los contenidos,en buscar ejemplos y met√°foras potentes para que los asistentes recuerden las ideas principales, y en crear historias que atrapen la atenci√≥n? ¬ŅNo ofrecer√≠a esto mucho m√°s valor a los participantes de nuestro curso?

Al usar el rotafolios nos podemos olvidar del PowerPoint y centrar en los contenidos realmente importantes.

Facilita el trabajo en grupo

trabajo en grupo en rotafoliosNormalmente en los cursos  suelo colocar varios rotafolios para dividir a los participantes por grupos y que puedan trabajar juntos aportando ideas o resolviendo alguna cuestión. A veces estos grupos son de hasta 5 o 6 personas. Si estas discusiones y trabajo en equipo tuvieran que hacerlo delante de un ordenador sería bastante más complicado para que todos pudieran ver la pantalla.

Vale que podr√≠as proyectarlo, pero entonces necesitar√≠as un ordenador y un proyector para cada grupo de trabajo. ¬†Adem√°s, un ordenador es menos democr√°tico por el mero hecho de que solo hay un teclado y un rat√≥n. ¬ŅCu√°ntas veces sucede que los miembros del grupo est√°n dando ideas al que escribe en el ordenador y este pone al final lo que le da la gana?

Facilita recapitular y ver el progreso

En un rotafolios es fácil poder arrancar las hojas con el contenido que ya se haya visto y pegarlo en la pared de la sala donde estemos trabajando. Esto tiene dos ventajas. En primer lugar, refuerza el aprendizaje. Los participantes pueden ver en todo momento los contenidos  e ideas que ya se han visto. De forma visual obtienen un feedback directo sobre el progreso que se está realizando el curso o taller. Por otra parte, siempre es muy fácil para ti como formador volver a mencionar alguna idea o concepto que se haya visto. Basta con que te dirijas hasta donde tengas esa hoja colgada y comentarla.

Buenas pr√°cticas en el uso del rotafolios

Tr√°elo a la luz

trae el rotafolios a la luzEn muchas salas de reuniones y oficinas suele ser habitual que los rotafolios estén aparcados en alguna esquina de la sala, para no obstruir en la visión de la pantalla del proyector. Todavía no he encontrado un solo rotafolios que no se pueda mover. Pero algunos formadores deben pensar que la esquina es el lugar mágico donde se debe usar esta herramienta y en vez de desplazar el rotafolios y traerlo al frente, terminan usando el rotafolios en la penumbra.

La distancia a los participantes es un factor clave para mantener su atenci√≥n. Lo ideal es que el rotafolios disponga de ruedas para que se pueda desplazar sin problemas y situar all√° donde t√ļ est√©s, y donde todos los participantes puedan ver lo que escribas o dibujes con total claridad.

No hables mientras escribes

Esto que parece obvio es un fallo que seguro has visto. Si hablas mientras escribes, dando la espalda a los participantes, puede que algunos no te escuchen porque estar√°s proyectando tu voz en sentido contrario. Adem√°s, al dar la espalda, se estar√° perdiendo en el mensaje la expresividad de tu cara y de tu cuerpo al hablar.

El problema es que muchos sufren el famoso ‚Äúhorror vacui‚ÄĚ o miedo al vac√≠o. No soportan los momentos de silencio y por eso lo rellenan todo con palabras. Pero no pasa nada por escribir en silencio. De verdad. Estar√°s dando un respiro a tus participantes y a ti mismo.

Como dicen los ingleses ‚Äútouch, turn, talk‚ÄĚ (toca, gira, habla). Escribe y se√Īala la palabra que vas a comentar, g√≠rate de nuevo hacia los participantes, y entonces, habla.

Usa de forma consistente de los colores

rotafolios uso consistente de coloresSi vas a trabajar con un rotafolios aseg√ļrate primero de que los rotuladores tienen tinta y cuando escribes se ve el trazo bien marcado. Queda poco profesional empezar a escribir y andar buscando cu√°l es el rotulador que s√≠ que escribe.

Utiliza colores que se marquen fuerte en el papel, evitando tonos claros o difíciles de ver.  Negro, azul y rojo son colores que funcionan a la perfección. Además puedes combinarlos para resaltar ideas o marcar palabras clave.  Es bueno que mantengas una consistencia a lo largo del curso y taller. Si siempre escribes las palabras clave en azul y subrayas en rojo, es bueno mantener esta coherencia para facilitar a los participantes identificar fácilmente la información clave.

Una idea por hoja

Aunque está muy bien intentar aprovechar el papel para gastar y contaminar menos, en un curso o taller es importante facilitar a los participantes el procesado de los contenidos e información. En general, es más eficaz tratar una sola idea por hoja y que de un vistazo, el asistente, pueda recordar todo lo que se habló.

Eso no quiere decir que si tienes que hablar de una segunda idea que est√° totalmente relacionada o ligada a la anterior, no puedas reflejarlas en la misma hoja. Pero si vas a hacer esto, al escribir la primera aseg√ļrate de dejar el espacio suficiente para a√Īadir los elementos de la siguiente.

Antes de ponerte a escribir deberías tener una imagen mental de cómo vas a plasmar la idea o los bloques de información.

Limpieza y claridad

mujer escribiendo en mayusculas en rotafoliosParece obvio pero hay algunos formadores que parecen que est√°n escribiendo para ellos mismos, utilizando una letra muy peque√Īa que apenas se puede ver o una letra poco legible. Tu letra puede ser muy original y bonita, pero se trata de que todo el mundo pueda leer lo que escribes. Si tienes dudas sobre si tu letra se va a leer con claridad, escribe con may√ļsculas,

Si quieres escribir recto pero ves que  el texto se cae o va hacia arriba, puedes utilizar un lápiz y pintar muy flojo unas líneas para que te ayuden de guía.

Elementos externos

Esto lo he visto usar muy poco pero llama bastante  la atención. Puedes llevar una carpeta con dibujos (iconos, cliparts, bocadillos) ya recortados. Al empezar a escribir en una nueva hoja o al terminar puedes pegar uno de estos elementos para resaltar parte de la información o toda la hoja. Por ejemplo, podrías tener un dibujo de una bombilla para pegar en aquellas hojas con ideas que merece la pena recordar o memorizar.

Si adem√°s los pegas con alg√ļn adhesivo que no sea muy fuerte, como el BlueTack, podr√°s reutilizar tus dibujos en varios cursos.

Arrancar las hojas

rotuladores permanentesSi necesitas arrancar alguna de las hojas del rotafolios comprueba si este tiene una línea de corte. Te será más fácil seguiendo esa linea. Si no tiene marcada esa línea ensaya antes del curso a quitar alguna hoja para ver cómo de fácil o difícil es, y luego no cargarte lo que hayas escrito.

Si has arrancado una hoja y la has puesto en una pared para escribir ahi ten cuidado porque hay papeles que traspasan la tinta de los rotuladores permanentes. Haz primero una prueba en alguna superficie que puedas limpiar con alcohol en el caso de que se traspase la tinta.

Ay√ļdate

Si necesitas recordar las ideas principales durante tu presentaci√≥n o puntos clave de un tema, siempre puedes dejar preparado en el flipchart una hoja con un t√≠tulo y escribir con l√°piz de forma muy discreta palabras clave. Si¬† escribes sin apretar y con letra peque√Īa, los participantes no ver√°n esas notas. Por supuesto, se trata de que dejes escritas solo algunas palabras que te ayuden a desarrollar la idea, no todo lo que quieres contar.

Igualmente, si tienes que dibujar esquemas o diagramas, puedes dejar dibujado a lápiz los bloques y líneas principales, apretando muy poco el trazo. Los participantes  tampoco verán desde sus sitios esas líneas y a ti te servirá de guía.

 

Espero que este art√≠culo te anime a utilizar m√°s y mejor el rotafolios, una herramienta que a veces infravaloramos. Si tu tambi√©n tienes alg√ļn buen consejo que compartir para sacarle un mayor partido al flipchart, por favor no dudes en dejarlo en tus comentarios.