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El rotafolios, cómo utilizarlo de forma profesional en tus formaciones

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Existe una herramienta súper potente para la presentación de contenidos infravalorada por muchos formadores. Una herramienta abandona a su suerte en las esquinas de las salas de reuniones.   Una herramienta que en algunos aspectos da mil vueltas al PowerPoint y a todas las aplicaciones modernas de presentaciones. Y no. No es Kahoot, ni Prezi, ni ninguna otra aplicación parecida.

El rotafolios, el papelógrafo, el  flipchart,… llámalo como quieras. A esa herramienta me refiero.

Mira que yo soy un early adopter total y me encanta trastear con todas las nuevas tecnologías. Sin embargo el rotafolios tiene una serie de ventajas que lo hacen un elemento imprescindible en cualquiera de mis cursos. Y esto es precisamente lo que quiero compartir hoy contigo en este artículo. Beneficios y buenas prácticas de uso del rotafolios.

Beneficios del uso del rotafolios

No te falla

Mujer con ordenador roto a 5 minutos de empezar

Si comparamos una presentación con un ordenador y un proyector y una presentación de contenidos en un rotafolios, es bastante improbable que el segundo pueda dejarte tirado. En la primera solución el ordenador se puede estropear, quedar sin batería, estropearse el cable que se conecta al proyector, no sacar la resolución adecuada, fundirse la bombilla del proyector y cualquier otra cosa que a Murphy se le pueda ocurrir.

En cambio, un rotafolios, salvo que te quedes sin papel o sin tinta en los rotuladores, es bastante difícil que falle. Además, esta sencillez hace posible utilizar el rotafolios en cualquier tipo de instalación o incluso al aire libre.

Así que ya sabes, usa un rotafolios y ya tendrás  algo menos de lo que preocuparte al preparar tu curso o taller.

Atrapa la atención

Al escribir o dibujar en una hoja en blanco automáticamente despertamos la curiosidad de los participantes. Sus cerebros se activan para intentar adivinar cuál será el próximo trazo, la próxima palabra e interpretar los dibujos. De hecho tal es  así, que incluso ahora algunas empresas ofrecen la posibilidad de crear videoscripts o contenidos contados a traves de dibujos. Un buen ejemplo, son los videos fenomenales de RSA Animate a partir de charlas como este:


No, no hace falta saber dibujar a ese nivel para captar la atención. Con las figuras básicas que todos conocemos (círculos, cuadrados y triángulos) se pueden representar la mayoría de conceptos e ideas. Y si aún lo dudas, te recomiendo que leas el libro The Sketchnote Handbook: The Illustrated Guide to Visual Notetaking de Mike Rohde . En este enlace puedes echar un vistazo a parte del mismo.

Nos ayuda a resumir

importancia de resumir en rotafolios

Hace poco en un congreso volví a vivir algo que hacía mucho que no veía. En una charla, el presentador, con un par, se puso a leer el contenido de cada diapositiva de su PowerPoint de forma literal. Cada diapositiva además incluía varios párrafos de texto con letra minúscula. A parte de ser un aburrimiento lo considero un auténtico insulto a la audiencia. ¿Lo lees porque no  has ensayado y preparado la presentación? ¿Lo lees porque la audiencia es analfabeta y no sabe leer? ¿Lo lees porque así todos pueden disfrutar de tu melodiosa voz?

En un rotafolios, si queremos que todo el mundo pueda leer el contenido, no tenemos opción a ponernos a escribir párrafos con letra pequeña. Prácticamente nos vemos obligados a condensar en titulares o incluso en una o dos palabras clave, la idea principal que estamos tratando.

Nos permite hacer mejor uso de nuestro tiempo

Hay muchos (yo de hecho antes también lo hacía) que dedican horas y horas a dejar su PowerPoint perfecto, ajustar los tamaños de letra, elegir bien las imágenes, incluir animaciones, etc. Y vale que todo esto se agradece visualmente como espectador. Pero lo que realmente tiene valor es el contenido que hay detrás y lo que estamos comunicando.

¿Y si todo ese tiempo lo dedicamos a pensar en cómo la mejor estructura y orden con la que presentar los contenidos,en buscar ejemplos y metáforas potentes para que los asistentes recuerden las ideas principales, y en crear historias que atrapen la atención? ¿No ofrecería esto mucho más valor a los participantes de nuestro curso?

Al usar el rotafolios nos podemos olvidar del PowerPoint y centrar en los contenidos realmente importantes.

Facilita el trabajo en grupo

trabajo en grupo en rotafolios

Normalmente en los cursos  suelo colocar varios rotafolios para dividir a los participantes por grupos y que puedan trabajar juntos aportando ideas o resolviendo alguna cuestión. A veces estos grupos son de hasta 5 o 6 personas. Si estas discusiones y trabajo en equipo tuvieran que hacerlo delante de un ordenador sería bastante más complicado para que todos pudieran ver la pantalla.

Vale que podrías proyectarlo, pero entonces necesitarías un ordenador y un proyector para cada grupo de trabajo.  Además, un ordenador es menos democrático por el mero hecho de que solo hay un teclado y un ratón. ¿Cuántas veces sucede que los miembros del grupo están dando ideas al que escribe en el ordenador y este pone al final lo que le da la gana?

Facilita recapitular y ver el progreso

En un rotafolios es fácil poder arrancar las hojas con el contenido que ya se haya visto y pegarlo en la pared de la sala donde estemos trabajando. Esto tiene dos ventajas. En primer lugar, refuerza el aprendizaje. Los participantes pueden ver en todo momento los contenidos  e ideas que ya se han visto. De forma visual obtienen un feedback directo sobre el progreso que se está realizando el curso o taller. Por otra parte, siempre es muy fácil para ti como formador volver a mencionar alguna idea o concepto que se haya visto. Basta con que te dirijas hasta donde tengas esa hoja colgada y comentarla.

Buenas prácticas en el uso del rotafolios

Tráelo a la luz

trae el rotafolios a la luz

En muchas salas de reuniones y oficinas suele ser habitual que los rotafolios estén aparcados en alguna esquina de la sala, para no obstruir en la visión de la pantalla del proyector. Todavía no he encontrado un solo rotafolios que no se pueda mover. Pero algunos formadores deben pensar que la esquina es el lugar mágico donde se debe usar esta herramienta y en vez de desplazar el rotafolios y traerlo al frente, terminan usando el rotafolios en la penumbra.

La distancia a los participantes es un factor clave para mantener su atención. Lo ideal es que el rotafolios disponga de ruedas para que se pueda desplazar sin problemas y situar allá donde tú estés, y donde todos los participantes puedan ver lo que escribas o dibujes con total claridad.

No hables mientras escribes

Esto que parece obvio es un fallo que seguro has visto. Si hablas mientras escribes, dando la espalda a los participantes, puede que algunos no te escuchen porque estarás proyectando tu voz en sentido contrario. Además, al dar la espalda, se estará perdiendo en el mensaje la expresividad de tu cara y de tu cuerpo al hablar.

El problema es que muchos sufren el famoso “horror vacui” o miedo al vacío. No soportan los momentos de silencio y por eso lo rellenan todo con palabras. Pero no pasa nada por escribir en silencio. De verdad. Estarás dando un respiro a tus participantes y a ti mismo.

Como dicen los ingleses “touch, turn, talk” (toca, gira, habla). Escribe y señala la palabra que vas a comentar, gírate de nuevo hacia los participantes, y entonces, habla.

Usa de forma consistente de los colores

rotafolios uso consistente de colores

Si vas a trabajar con un rotafolios asegúrate primero de que los rotuladores tienen tinta y cuando escribes se ve el trazo bien marcado. Queda poco profesional empezar a escribir y andar buscando cuál es el rotulador que sí que escribe.

Utiliza colores que se marquen fuerte en el papel, evitando tonos claros o difíciles de ver.  Negro, azul y rojo son colores que funcionan a la perfección. Además puedes combinarlos para resaltar ideas o marcar palabras clave.  Es bueno que mantengas una consistencia a lo largo del curso y taller. Si siempre escribes las palabras clave en azul y subrayas en rojo, es bueno mantener esta coherencia para facilitar a los participantes identificar fácilmente la información clave.

Una idea por hoja

Aunque está muy bien intentar aprovechar el papel para gastar y contaminar menos, en un curso o taller es importante facilitar a los participantes el procesado de los contenidos e información. En general, es más eficaz tratar una sola idea por hoja y que de un vistazo, el asistente, pueda recordar todo lo que se habló.

Eso no quiere decir que si tienes que hablar de una segunda idea que está totalmente relacionada o ligada a la anterior, no puedas reflejarlas en la misma hoja. Pero si vas a hacer esto, al escribir la primera asegúrate de dejar el espacio suficiente para añadir los elementos de la siguiente.

Antes de ponerte a escribir deberías tener una imagen mental de cómo vas a plasmar la idea o los bloques de información.

Limpieza y claridad

mujer escribiendo en mayusculas en rotafolios

Parece obvio pero hay algunos formadores que parecen que están escribiendo para ellos mismos, utilizando una letra muy pequeña que apenas se puede ver o una letra poco legible. Tu letra puede ser muy original y bonita, pero se trata de que todo el mundo pueda leer lo que escribes. Si tienes dudas sobre si tu letra se va a leer con claridad, escribe con mayúsculas,

Si quieres escribir recto pero ves que  el texto se cae o va hacia arriba, puedes utilizar un lápiz y pintar muy flojo unas líneas para que te ayuden de guía.

Elementos externos

Esto lo he visto usar muy poco pero llama bastante  la atención. Puedes llevar una carpeta con dibujos (iconos, cliparts, bocadillos) ya recortados. Al empezar a escribir en una nueva hoja o al terminar puedes pegar uno de estos elementos para resaltar parte de la información o toda la hoja. Por ejemplo, podrías tener un dibujo de una bombilla para pegar en aquellas hojas con ideas que merece la pena recordar o memorizar.

Si además los pegas con algún adhesivo que no sea muy fuerte, como el BlueTack, podrás reutilizar tus dibujos en varios cursos.

Arrancar las hojas

rotuladores permanentes

Si necesitas arrancar alguna de las hojas del rotafolios comprueba si este tiene una línea de corte. Te será más fácil seguiendo esa linea. Si no tiene marcada esa línea ensaya antes del curso a quitar alguna hoja para ver cómo de fácil o difícil es, y luego no cargarte lo que hayas escrito.

Si has arrancado una hoja y la has puesto en una pared para escribir ahi ten cuidado porque hay papeles que traspasan la tinta de los rotuladores permanentes. Haz primero una prueba en alguna superficie que puedas limpiar con alcohol en el caso de que se traspase la tinta.

Ayúdate

Si necesitas recordar las ideas principales durante tu presentación o puntos clave de un tema, siempre puedes dejar preparado en el flipchart una hoja con un título y escribir con lápiz de forma muy discreta palabras clave. Si  escribes sin apretar y con letra pequeña, los participantes no verán esas notas. Por supuesto, se trata de que dejes escritas solo algunas palabras que te ayuden a desarrollar la idea, no todo lo que quieres contar.

Igualmente, si tienes que dibujar esquemas o diagramas, puedes dejar dibujado a lápiz los bloques y líneas principales, apretando muy poco el trazo. Los participantes  tampoco verán desde sus sitios esas líneas y a ti te servirá de guía.

Espero que este artículo te anime a utilizar más y mejor el rotafolios, una herramienta que a veces infravaloramos. Si tú también tienes algún buen consejo que compartir para sacarle un mayor partido al flipchart, me encantaría conocerlo.


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