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Aprendizaje justo a tiempo (Just in time learning)

Aprendizaje justo a tiempo (Just in time learning)
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¿Qué es el Aprendizaje justo a tiempo?

A lo mejor no has oído hablar del concepto “Aprendizaje justo a tiempo” o Just in time learning pero te seguro que ya lo practicas. Por ejemplo, ¿qué haces cuando quieres cocinar un plato que no has hecho nunca? ¿Te apuntas a un curso de cocina y esperas a completarlo para empezar? Imagino que no. Simplemente consultas la receta en internet o preguntas. Eso es aprendizaje justo a tiempo. Adquirir las habilidades o conocimientos en el momento justo, aprender “lo que necesitas cuando lo necesitas”.

De la misma forma, el Aprendizaje justo a tiempo se puede aplicar en la empresa. Vivimos en una época de cambio constante. Nunca antes había sido tan necesaria la capacidad de adaptación de las empresas y la de sus empleados. El mercado evoluciona, surgen nuevas herramientas y la legislación cambia. Y la formación en la empresa también debe evolucionar para adaptarse a estos cambios. Ya no hay tiempo para dedicar horas y horas a formaciones con profundidad.

Desesperado con Excel

Por ejemplo, ¿merece la pena que un empleado que usa de forma puntual un programa de hojas de cálculo, dedique 3 días a realizar un curso para aprender a manejar una aplicación cómo Excel? Creo que no. Yo no me considero un experto en Excel, pero lo manejo bien. Desde que empecé a utilizarlo me han surgido dudas, pero jamás ha habido ninguna que no haya podido resolver en menos de 10 minutos buscando en internet o preguntando a alguien. Es cierto que si no tienes ningún conocimiento necesitarás una formación mínima (aunque sea leer el manual). Pero una vez establecida esa base inicial, no merece la pena dedicar tiempo, esfuerzo y dinero, en adquirir conocimientos que nunca se van a necesitar aplicar y que por tanto no van a tener ningún impacto.

El Aprendizaje justo a tiempo es una solución que aporta eficiencia en el proceso de aprendizaje de los empleados, ya que estos no deben esperar a la siguiente “formación oficial” de la empresa, pudiendo aprender justo cuando lo necesitan.

Siempre se puede mejorar.

Al terminar la universidad empecé a interesarme por todo lo relacionado con la mejora de la productividad personal. Me gusta el tema no tanto por el hecho de ganar horas al día, que está muy bien, sino por aprender formas más eficientes de hacer las cosas. Cuando pruebo algún nuevo consejo, siempre termino preguntándome cómo es que no he sabido eso antes. Por ejemplo, hace poco aprendí la que creo que es la mejor forma de pelar un huevo duro. Antes, iba poco a poco quitando la cáscara. A veces me pinchaba o quemaba. Ahora, lo agito en un vaso con agua y en 3 segundos el huevo está listo. Puedes ver el video a continuación.

Otro ejemplo, siempre he sido un desastre doblando mi ropa, así que hace años me construí para doblarlas mejor y más rápido un plegador de camisetas como el de este vídeo:

Durante años había pensado que está era la forma más práctica. Sin embargo, acabo de aprender una técnica para doblar una camiseta y dejarla perfecta en 2 segundos sin usar ningún aparato. ¡2 segundos! Si quieres verlo:

Como decía Thomas Edison:

“There is a way to do it better – find it.” (Hay un camino para hacerlo mejor – encuéntralo).

Ahora piensa en las miles de tareas que se podrían realizar más eficientemente en cualquier empresa. Piensa en la cantidad de horas y de dinero que se pierde porque nadie ha planteado si esa será la mejor forma de hacerlo. Sin embargo, esta mejora solo es posible, si los empleados pueden acceder al conocimiento cuando lo necesitan.

Cómo facilitar el Aprendizaje justo a tiempo en la empresa.

Identifica lo que necesitan aprender.

Para identificar los contenidos relevantes, primero debes analizar qué tareas realizan los empleados y cómo lo hacen (qué herramientas utilizan, qué procesos siguen, cuánto tiempo dedican, etc.). Para cada puesto de trabajo deberías disponer de un listado de las tareas que realiza el empleado. Al partir de las tareas, estarás asegurando que el aprendizaje sea práctico, relevante y orientado a mejorar el rendimiento en su hacer diario.

Crea un plan de contenidos.

Contenido pizarra

Una vez realizada la definición de necesidades, puedes elaborar un plan de contenidos. Si los empleados tienen que aprender a utilizar herramientas muy específicas puede que sea necesario desarrollar los contenidos desde cero. Si se trata de herramientas de uso habitual o habilidades genéricas, en internet puedes encontrar materiales de formación sobre prácticamente cualquier tema. En este último caso, la dificultad radica en filtrar y seleccionar los mejores contenidos (lo que llaman content curation). Con este mismo propósito, han surgido herramientas como Degreed , LinkedIn Learning o Grovo

Elige la herramienta adecuada.

la herramienta adecuada

Tendrás que decidir que herramienta es la más adecuada para que los usuarios puedan acceder a los contenidos.

La elección de la herramienta dependerá de factores como los dispositivos desde los que van a acceder los empleados (¿se conectarán siempre desde el ordenador, o puede que lo hagan desde una tablet o smartphone?), el ancho de banda disponible (¿los empleados trabajan habitualmente fuera de la oficina y se conectan a través de la red móvil?), el propio contenido a aprender (volviendo al ejemplo de Excel, tendría poco sentido aprender la aplicación solo a través de vídeos, hay que buscar ejercicios prácticos donde realmente el usuario pueda experimentar), etc.

La herramienta puede ser sencilla como una carpeta compartida en un servicio de almacenamiento online en la que publicar contenidos en PDF o vídeos, o más completa como un sistema de gestión del Aprendizaje totalmente configurado a medida (Learning Management System).

En el siguiente apartado te comento los aspectos que considero más importantes a la hora de desarrollar o elegir tu herramienta.

7 requisitos clave que debe cumplir tu solución Just in time learning

Si quieres que tu herramienta para facilitar el Aprendizaje justo a tiempo en la empresa tenga éxito, tu solución debería cumplir las siguientes características.

#1 Ofrecer contenidos relevantes.

flechas en el centro de la diana

No se trata de incluir contenidos aleatorios que creas pueden resultar atractivos o interesantes. Los contenidos deben responder a ese plan de contenidos que mencionábamos en el análisis de necesidades. Deben ser totalmente prácticos y relacionados con la actividad diaria.

#2 Ser concisa.

Los contenidos deben estructurarse en lecciones cortas o módulos que identifiquen claramente los puntos clave a aprender. Aunque puede variar en cada caso, 10 minutos debería ser el máximo tiempo que un usuario tuviera que dedicar para consumir una pieza de contenido. Puedes utilizar artículos, vídeos, gráficos, presentaciones, infografías o cualquier otro medio. Sea lo que sea, debe ir al grano.

La dificultad en este aspecto está en establecer los puntos claves y eliminar todo aquello que no aporta valor. Citando al escritor Antoine de Saint-Exupery,

la perfección se alcanza, no cuando no hay nada más que añadir, sino cuando ya no queda nada más que quitar.

#3 Ser atractiva.

ejemplo curso star wars

También puedes usar personajes que hagan de hilo conductor y relatos (storytelling) para guiar y captar la atención del participante. Por ejemplo, imagina que hubiera un módulo de formación facilitado por personajes de Star Wars. Posiblemente, muchos empleados participarían en el training solo por disfrutar la experiencia.

La forma en la que se muestran los contenidos debe ser lo suficientemente atractiva para que el empleado esté dispuesto a dedicar parte de su valioso tiempo a la formación. No hay nada peor que una presentación “casposa” para desmotivar el aprendizaje. Además, aunque el hecho de aprender debería ser una motivación por sí misma, las tareas urgentes del día a día pueden hacer que la formación quede relegada al último lugar. Recuerda que la gente aprende mucho más cuando disfruta la experiencia.

#4 Ser flexible.

muelle flexible

Los participantes deben poder acceder a los contenidos fácilmente desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Para ello la plataforma debe adaptarse y responder adecuadamente en cada teléfono móvil, tablet u ordenador.

El ebook Mobile Learning For Corporate Training de PulseLearning afirma que un 87% de la gente dice no separarse de su teléfono móvil en el día, realizando una media de 150 consultas a lo largo de la jornada. Del mismo modo, cada vez más empresas optan por oficinas con “mesas calientes” (hot desks) ya que, gracias a teléfonos con más capacidad (smartphones) y mejor conectividad, los empleados pueden trabajar desde cualquier otro lugar.

#5 Ser accesible.

Debes asegurar que los contenidos son accesibles para todos los empleados independientemente de sus capacidades. Un mismo contenido puede mostrarse como vídeo, audio o texto.

Hacer los contenidos accesibles beneficia a todos. Los contenidos accesibles facilitan su consumo y pueden responder a las necesidades de una misma persona en distintas situaciones. Imagina un vendedor que, mientras conduce a visitar a su cliente, recuerda escuchando un audio los puntos clave a la hora de hacer una presentación del producto. Ese mismo vendedor, si está esperando en la oficina del cliente, puede preferir leer el contenido en su tablet.

#6 Facilitar las búsquedas.

Si un contenido es excelente, pero los empleados no pueden encontrarlo el esfuerzo será inútil. Los contenidos deben estar estructurados de forma que cualquiera pueda encontrar fácilmente lo que necesita aprender.

Lo ideal es que haya una serie de categorías que el usuario pueda recorrer, con artículos o materiales en cada una de ellas. Por ejemplo, si hablamos de habilidades transversales (aquellas que se pueden aplicar en múltiples puestos de trabajos) podríamos establecer categorías como “Resolución creativa de problemas”, “Gestión del tiempo”, “Habilidades de comunicación”, “Toma de decisiones” o “Gestión del estrés”

También es útil el uso de etiquetas (tags) y palabras clave en cada material de aprendizaje que facilite la búsqueda de los contenidos.

#7 Ser social.

La herramienta debe permitir la interacción de los usuarios entre sí. Por ejemplo, los usuarios deberían poder evaluar los contenidos. De esta forma, sabrás que contenidos resultan más útiles así como el formato de preferencia a la hora de consumirlos. Además, esas evaluaciones también pueden utilizarse para hacer recomendaciones de aprendizaje a otros nuevos usuarios con el mismo puesto de trabajo o con necesidades comunes. Si recuerdas cuando hablábamos del modelo 70:20:10 , una parte esencial del aprendizaje es el que se produce a través de los propios compañeros.

gasificación ejemplo ranking

Otro elemento útil es usar una tabla clasificatoria o ranking. Este panel muestra los empleados que más módulos de aprendizaje han completado por categoría o que mejores puntuaciones han obtenido. Este tipo de información debe presentarse de forma que motive positivamente (e incluso con humor) a otros participantes a aprender y completar su formación, no como un medio de control o penalización. Incluso, los empleados pueden tener la opción de retar a otros a completar un determinado módulo y así ganar puntos. Al igual que los incentivos por rendimiento, como incentivo a la formación, esos puntos se podrían canjear por premios materiales.

¿Siempre puede usarse el Aprendizaje justo a tiempo?

cirujanos operando en quirófano

No. No en todos los procesos de aprendizaje puede utilizarse esta metodología. Al menos, no en las competencias principales. Por ejemplo, un cirujano debe entrar en quirófano con todo el conocimiento y experiencia que le sea posible.

Esto sucede también en todas aquellas profesiones donde el tiempo de respuesta es crítico y donde las consecuencias de una decisión equivocada pueden ser fatales. Profesiones así podrían ser pilotos de aeronaves, controladores aéreos, controladores de seguridad en instalaciones radioactivas, especialistas en desactivación de explosivos o cuerpos de rescate.

Un último ejemplo: mi experincia con este blog.

ordenador mostrando blog

Just in time learning es también el enfoque que he decidido utilizar en este proyecto del blog Learning Legendario. Voy aprendiendo lo que necesito utilizar conforme avanzo y necesito dar el siguiente paso. Podría haberme apuntado a cualquier curso sobre blogging y haber dedicado meses a conocer todas las herramientas relacionadas de este mundo (hosting, WordPress, mailing, copywriting, redes sociales, marketing online, posicionamiento SEO, etc.). Sin embargo, si lo hubiera hecho así, hoy no estarías leyendo este artículo porque todavía estaría estudiando. Como dicen, lo mejor es enemigo de lo bueno. Me encantaría dedicar más tiempo a aprender sobre cada uno de esos temas, pero mi prioridad es servirte a ti y que estos contenidos te sean útiles ahora.

Y para terminar, otra frase que me gusta de Brian Herbert

“The capacity to learn is a gift; the ability to learn is a skill; the
willingness to learn is a choice.”

(La capacidad para aprender es un regalo; la habilidad para aprender es un talento; la voluntad para aprender es una opción).

Y tú, ¿utilizas el Aprendizaje justo a tiempo en tu trabajo diario? ¿Has puesto en marcha alguna iniciativa que quieras compartir?

  • Para mí, ese aprendizaje “just in time” es una de las razones por las que creo que elaborar un proyecto práctico (como el tuyo del blog) es fundamental; hace que surja primero la necesidad de aprender, y de ahí la voluntad y la motivación de encontrar una solución.

    En el lado negativo, quizás podríamos ver que esos “aprendizajes” en realidad muchas veces son para salir del paso y no se transforman en verdadero aprendizaje (entendido como capacidad consolidada y reproducible a largo plazo).

    • Hola Raúl.
      Como dices, yo también creo que realmente se aprende haciendo y metiendo las manos en la masa.
      También, como apuntas, si no hay una práctica repetida el aprendizaje no se afianza. En mi caso, tendría que estar todo el día configurando plugins de wordpress para realmente poder decir que lo domino como un experto. Por eso, voy tomando notas de los recursos que utilizo y cada tarea que voy realizando. Así siempre puedo reproducir o corregir mis pasos.
      Una vez más, ¡muchas gracias por tu aportación!