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Los 24 mejores trucos de PowerPoint para ser un experto (que nadie te cont贸)

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Aqu铆 tienes 24 (el 24 es nuevo) de los mejores trucos para usar PowerPoint como un aut茅ntico experto y que probablemente nadie te ha contado. Estos consejos e ideas te permitir谩n mejorar el dise帽o de tus presentaciones, trabajar m谩s r谩pido con PowerPoint, compartir tus presentaciones f谩cilmente y presentar de forma m谩s eficaz.

Con millones de usuarios en todo el mundo, PowerPoint es la aplicaci贸n ofim谩tica m谩s utilizada por las empresas para la creaci贸n y distribuci贸n de presentaciones en reuniones, cursos y eventos. Saber c贸mo hacer un buen PowerPoint es una habilidad que te servir谩 pr谩cticamente en cualquier negocio.

Independientemente de si te gusta m谩s o menos, o de si existen mejores aplicaciones, creo que PowerPoint es una herramienta superpotente totalmente infrautilizada. Muchas de las cr铆ticas se han originado por un mal uso y un abuso que se ha hecho de la misma en presentaciones y reuniones. Con esta mini gu铆a para PowerPoint en forma de consejos pr谩cticos espero poder ayudarte a conocerla mejor y que puedas sacarle el m谩ximo partido.

Tabla de contenidos

Trucos para mejorar el dise帽o de tus presentaciones PowerPoint.

#1 C贸mo ajustar el tama帽o de las diapositivas.

Habitualmente todo el mundo utiliza las plantillas que PowerPoint trae por defecto o una plantilla corporativa. Si nos referimos al tama帽o de las diapositivas, la proporci贸n 4:3 era la m谩s com煤n hasta hace poco. La mayor铆a de las pantallas de proyecci贸n instaladas en oficinas respetan ese ratio. Sin embargo, cada vez se ven m谩s salas de reuniones equipadas con televisores planos. Ofrecen muy buena calidad de imagen y adem谩s se puede ver los contenidos sin tener que entornar las persianas para reducir la iluminaci贸n de la sala como ocurre con los proyectores. Estas pantallas suelen utilizar un tama帽o con una proporci贸n panor谩mica de 16:9. Del mismo modo, tambi茅n se ven m谩s pantallas panor谩micas en dispositivos m贸viles, tablets, ordenadores port谩tiles y monitores. En las 煤ltimas versiones, PowerPoint ofrece por defecto este tama帽o panor谩mico en sus plantillas. Sin embargo, saber ajustar el tama帽o de las diapositivas te permitir谩 crear presentaciones PowerPoint m谩s originales.

Ajustar el tama帽o de las diapositivas en PowerPoint tambi茅n es 煤til si no dominas programas espec铆ficos de dise帽o como Illustrator o Photoshop, y quieres crear otro tipo de documentos como un ebook o una infograf铆a. Puedes crear tu propia plantilla, generar el contenido y despu茅s exportar tu presentaci贸n como PDF o como una imagen para compartirlo.

驴C贸mo lo hago?: Para ajustar el tama帽o de la diapositiva en PowerPoint tienes que hacer clic en la pesta帽a Dise帽o > Tama帽o de la diapositiva > Personalizar tama帽o de la diapositiva. En el men煤 que aparecer谩 podr谩s elegir el tama帽o de diapositiva y la orientaci贸n.

Ajustar el tama帽o de diapositiva en PowerPoint

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo ajustar el tama帽o de las diapositivas en Microsoft PowerPoint

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#2 C贸mo alinear objetos en PowerPoint.

Aparte de las diapositivas abarrotadas de texto, las im谩genes de mala calidad y una paleta de colores mal seleccionada, una alineaci贸n incorrecta de los objetos tambi茅n puede hacer que tu presentaci贸n parezca poco profesional.

Alinear correctamente los elementos har谩 que tu dise帽o se vea m谩s equilibrado, y visualmente m谩s agradable. Del mismo modo, puedes jugar a desalinear alg煤n elemento para destacarlo y llamar la atenci贸n.

驴C贸mo lo hago?: Para alinear varios objetos, selecci贸nalos haciendo clic con el rat贸n y arrastrando el cursor sobre ellos. Una vez que est茅n seleccionados los elementos, tienes que ir a Formato > Alinear > Alinear objetos seleccionados. F铆jate que adem谩s podr谩s seleccionar si quieres alinear los objetos entre s铆 o alinearlos con respecto a la diapositiva.

Alinear objetos en PowerPoint

Tambi茅n es muy 煤til el uso de las gu铆as y la cuadr铆cula para organizar los distintos elementos en la diapositiva. Para ver la cuadr铆cula tienes que seleccionar la pesta帽a Ver > Gu铆as y activar la casilla Ajustar a cuadr铆cula.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo alinear objetos

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#3 C贸mo combinar formas en PowerPoint.

La funci贸n combinar formas es otra de las herramientas m谩s potentes que ofrece PowerPoint para trabajar con objetos y sin embargo es tambi茅n de las funciones m谩s desconocidas. La utilidad combinar formas te permite unir, combinar, fragmentar, intersecar o restar objetos entre s铆.

驴C贸mo lo hago?: Para usar esta herramienta, selecciona los dos objetos que quieras fusionar y ves al men煤 Formato > Combinar formas y selecciona la acci贸n que quieras realizar.

Combinar formas en PowerPoint

Esto es 煤til, por ejemplo, para hacer un texto m谩s interesante y rellenarlo con una imagen.

Combinar formas en PowerPoint, texto

Tambi茅n te puede servir para elaborar gr谩ficas m谩s visuales y atractivas para presentaciones e infograf铆as, rellenando formas con im谩genes. Por ejemplo, podr铆as crear un gr谩fico de barras, copiarlo y pegarlo de nuevo como imagen, y usarlo para rellenar una silueta.

Ver m谩s informaci贸n sobre c贸mo combinar formas en Microsoft PowerPoint.

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#4 C贸mo usar el cuentagotas y crear una paleta de colores personalizada en PowerPoint.

Aunque la mayor铆a de los usuarios presta poca atenci贸n a los colores que utiliza, usar una paleta personalizada puede servirte para ofrecer un aspecto m谩s profesional o incluso, para reforzar la imagen de tu marca. Tambi茅n puede ayudarte a transmitir mejor el mensaje que quieres comunicar con tu presentaci贸n. En psicolog铆a, distintos colores se asocian con distintos estados emocionales. Si te interesa el tema del significado de los colores puedes ver esta web significadodeloscolores.net.

驴C贸mo lo hago?: Para asignar colores a una forma a partir de una imagen tienes la herramienta Cuentagotas. Para usarla selecciona la forma, y ves a Formato > Relleno de forma > Cuentagotas. El puntero del rat贸n se transformar谩 en una pipeta. Al hacer clic sobre cualquier elemento de la presentaci贸n, incluidas las im谩genes, tomaras una muestra de ese color para tu forma. Igualmente se puede proceder a usar el Cuentagotas para cambiar el color del contorno de una forma o un objeto.

Usar el cuentagotas en PowerPoint

Si en vez de cambiar el color de elementos individuales, quieres modificar el color en general de todos los elementos, tendr谩s que crear una paleta de colores.

驴C贸mo lo hago?: Si en vez de cambiar el color de elementos individuales, quieres modificar el color en general de todos los elementos, tendr谩s que crear una paleta de colores. Selecciona la pesta帽a Dise帽o, y en apartado Variantes, pulsa la flecha hacia abajo, y selecciona Colores > Personalizar colores. En esta ventana podas seleccionar el color que quieras para cada uno de los elementos generales de las diapositivas.

Personalizar paleta de colores en PowerPoint

Leer m谩s sobre c贸mo seleccionar colores de una imagen en PowerPoint.

Puedes obtener una paleta de colores a partir de una imagen (por ejemplo de un logotipo o de una fotograf铆a). Esto te facilitar谩 encontrar colores que visualmente queden equilibrados. La herramienta Pictaculous.com te permite obtener la paleta de colores de una imagen que subas.

Ejemplo paleta de colores Pictaculous.com

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#5 C贸mo quitar el fondo de las im谩genes.

PowerPoint te permite hacer transparente el fondo de las im谩genes para que est茅s queden mejor integradas en las diapositivas. Por ejemplo, si tienes una imagen con un logotipo, puedes eliminar el color del fondo para que se vea el color del fondo de la diapositiva, ofreciendo un aspecto m谩s profesional.

Esto tambi茅n puede serte 煤til si deseas a帽adir elementos a una fotograf铆a para componer una escena nueva o transmitir una idea diferente.

驴C贸mo lo hago?: Para quitar el fondo de una imagen, selecci贸nala y ve a Formato > Ajustar > Quitar fondo.

Quitar el fondo a una imagen en PowerPoint

Leer m谩s sobre como quitar el fondo de una imagen en PowerPoint.

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Trucos para llamar la atenci贸n con tus presentaciones PowerPoint.

#6 C贸mo insertar una gr谩fica de datos animada.

Para muchos las presentaciones m谩s aburridas suelen ser aquellas en las que toca revisar datos y n煤meros con los planes o los resultados de la empresa. Generalmente estas presentaciones terminan con una ensalada gigante de tablas, gr谩ficos de barras y tartas de colores. Para hacer visualmente m谩s atractiva una presentaci贸n con gr谩ficas puedes animar individualmente la aparici贸n de cada uno de los elementos de la serie o de la categor铆a. Aunque no soy un entusiasta de las animaciones, s铆 que las considero 煤tiles para ocultar informaci贸n y hacer pausas en las que preguntar la opini贸n de los asistentes y mantener su atenci贸n. Por ejemplo, podr铆as mostrar los resultados del a帽o pasado en la gr谩fica, y preguntar 芦驴c贸mo cre茅is que ha ido este a帽o?禄 antes de mostrar los resultados completos.

驴C贸mo lo hago?: Selecciona la gr谩fica que quieras animar y haz clic en Animaciones. Selecciona un efecto en Agregar animaci贸n y luego pulsa Opciones de efectos. Podr谩s seleccionar si quieres que la animaci贸n se aplique a toda la gr谩fica en una sola vez (Por objeto) o por cada elemento (Por categor铆a).

Animar gr谩ficos en PowerPoint

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#7 C贸mo a帽adir un audio a trav茅s de distintas diapositivas en una presentaci贸n PowerPoint.

Director de orquesta

Puedes hacer que un audio se prolongue por todas las diapositivas de la presentaci贸n. Esto es 煤til si quieres hacer por ejemplo un montaje con fotos y quieres que suene una m煤sica de fondo.

Tambi茅n es de gran utilidad para a帽adir una narraci贸n que vaya explicando el contenido de la presentaci贸n. Puedes escribir el texto de la presentaci贸n, es decir, lo que dir铆a el presentador y convertirlo en un archivo de audio .mp3 con alguna utilidad gratuita tipo Fromtexttospeech.com . Despu茅s solo tendr谩s que ajustar la duraci贸n de cada diapositiva para que autom谩ticamente salte a la siguiente cuando corresponda acorde a la narraci贸n.

驴C贸mo lo hago?: Para usar esta funci贸n, haz clic en la pesta帽a Reproducci贸n > Reproducir en segundo plano. Ah铆 podr谩s seleccionar el archivo de audio MP3 de tu ordenador que quieres que se reproduzca durante la presentaci贸n.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo reproducir archivos de audio durante toda la presentaci贸n PowerPoint.

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#8 C贸mo insertar videos de YouTube o Vimeo en PowerPoint.

Para los previsores.

Si tengo que hacer una presentaci贸n con alg煤n v铆deo de YouTube o de Vimeo, no me gusta depender de que haya o no una buena conexi贸n a Internet disponible en la sala donde se vaya a hacer la reuni贸n o el curso de formaci贸n. Por eso, siempre los descargo primero y los incrusto en la presentaci贸n.

Insertar videos en PowerPoint

Para descargar los v铆deos de YouTube y Vimeo utilizo ClipConverter. Si tienes que descargar videos de YouTube a menudo tambi茅n te puede interesar instalar en tu navegador web la extensi贸n Convert2mp3.net . Disponen de extensi贸n para Firefox, Safari, Chrome y Opera, y permite descargar videos de YouTube y de Dailymotion. Cada vez que veas un v铆deo te aparecer谩 un enlace en la parte superior para descargar el video como MP3 (audio) o descargar el video directamente en formato MP4.

驴C贸mo lo hago?: Una vez que tengas los archivos descargados en tu ordenador, generalmente en formato .mp4, podr谩s insertar el video en PowerPoint a trav茅s del men煤 Insertar > V铆deo > Pel铆cula de archivo. En el cuadro de di谩logo selecciona el v铆deo que has descargado o que deseas insertar.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo insertar un video en PowerPoint.

Accidente en ordenador port谩til

Un consejo m谩s. Como te dec铆a, con las presentaciones no me gusta dejar las cosas al azar. Hasta el mejor ordenador del mundo puede estropearse en cualquier momento y dejarte tirado. Por eso, siempre intento llevar encima una memoria USB con la presentaci贸n en formato PowerPoint (.pptx), la misma presentaci贸n en formato PDF, una carpeta con los v铆deos que vaya a mostrar y un reproductor de v铆deo portable como VLC Portable. No requiere ninguna instalaci贸n en el ordenador donde enchufes el USB, basta con hacer clic para que empiece a funcionar. As铆, si mi ordenador no funcionase, siempre podr铆a hacer la presentaci贸n desde otro dispositivo.

Y si te parece poco este plan B, puedes tener previsto incluso un plan C. Sube la presentaci贸n en formato PDF a Dropbox y ten anotado el enlace al archivo. En el caso de que no tuvieras un ordenador a mano, podr谩s pedir a los participantes que copien ese enlace en su tel茅fono m贸vil o tablet, y vean la presentaci贸n desde sus propios dispositivos.

Para los valientes.

Pero si todos estos argumentos no te han convencido y conf铆as plenamente en que tendr谩s una buena se帽al wifi all谩 donde presentes, tambi茅n existe la extensi贸n oficial y gratuita de Microsoft Web Video Player que te permitir谩 insertar y reproducir videos de YouTube y Vimeo en PowerPoint directamente, sin tener que descargarlos previamente.

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Trucos para ser m谩s productivo al usar PowerPoint.

#9 C贸mo extraer todos los contenidos (im谩genes, audios, videos) de una presentaci贸n PowerPoint con un clic.

Una de las cosas m谩s tediosas para mucha gente es tener que rehacer o actualizar presentaciones antiguas. Normalmente, la mayor铆a opta por ir copiando y pegando im谩genes de la presentaci贸n original a la nueva. Sin embargo, este truco puede ahorrarte muchas horas de trabajo.

驴C贸mo lo hago?: Si quieres extraer todos los contenidos multimedia de una presentaci贸n PowerPoint en un clic basta con que cambies el tipo de extensi贸n de tu archivo de .pptx o .ppt a .zip. Podr谩s descomprimir el fichero con cualquier programa tipo 7-zip. Al descomprimir el archivo en la carpeta /ppt/media/ encontrar谩s todos los elementos multimedia (im谩genes, audios, v铆deos) que inclu铆a la presentaci贸n original. A partir de ah铆, puedes insertar todos los elementos que necesites en la nueva presentaci贸n.

Extraer elementos multimedia de una presentaci贸n PowerPoint

Este truco funciona tanto en Windows como en Mac.

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#10 C贸mo usar el panel de selecci贸n de PowerPoint para seleccionar y mover r谩pidamente objetos al frente o al fondo.

Una de las cosas con las que m谩s tiempo perd铆a al trabajar en PowerPoint era ajustando el nivel de profundidad de cada elemento en la diapositiva. A veces quer铆a introducir una imagen por detr谩s del texto o situar un elemento por encima. La seleccionaba, pulsaba el bot贸n izquierdo, y seleccionaba Traer al frente o Enviar al fondo. Otras veces, ten铆a que apartar los objetos que estaban por encima a un lado de la diapositiva para poder seleccionar otros situados debajo.

Al igual que muchos programas de dise帽o, de edici贸n de im谩genes o de edici贸n de v铆deo, PowerPoint tambi茅n trabaja por capas. En el caso de PowerPoint cada elemento o grupo de ellos est谩 situado en una capa o nivel diferente, por encima o por debajo del resto de objetos de la diapositiva. Con el panel de selecci贸n es mucho m谩s f谩cil seleccionar elementos y gestionar la posici贸n de cada uno. Basta con seleccionar el objeto y arrastrarlo a la posici贸n que desees. Adem谩s, puedes renombrar los elementos de la diapositiva para identificarlos r谩pidamente.

驴C贸mo lo hago?: Para poder ver el panel de selecci贸n, haga clic en la pesta帽a Inicio > Organizar > Panel de selecci贸n鈥 Tambi茅n puedes verlo si vas a la pesta帽a Formato y haces clic en Panel de selecci贸n.

Ver el panel de selecci贸n en PowerPoint

Leer m谩s sobre c贸mo usar el panel de selecci贸n en PowerPoint

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#11 C贸mo generar texto de prueba tipo Lorem Ipsum.

Si tienes que dise帽ar presentaciones o preparar plantillas para otros esta funci贸n puede serte 煤til. Podr谩s a帽adir el t铆pico texto Lorem Ipsum que se utiliza de relleno en plantillas de documentos. As铆 podr谩s valorar visualmente c贸mo quedar铆an las diapositivas una vez que se haya a帽adido el texto y si el tama帽o de las fuentes, alineaci贸n, espacio entre l铆neas, etc. son los adecuados.

驴C贸mo lo hago?: Para a帽adir un texto de prueba Lorem Ipsum, escribe =lorem() en cualquier caja de texto y pulsar la tecla Enter 鈫. Autom谩ticamente, el texto aparecer谩 en ese recuadro.

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#12 C贸mo crear e insertar c贸digos QR directamente desde PowerPoint

Los c贸digos QR son de gran utilidad para facilitar que los participantes puedes acceder r谩pidamente desde sus terminales m贸viles a otros contenidos multimedia. En el art铆culo 12 ejemplos de uso de los c贸digos QR en cursos de formaci贸n te propon铆a diversos usos de los c贸digos QR.

En PowerPoint puedes a帽adir la utilidad gratuita QR4Office con la qu茅 podr谩s crear directamente tus propios c贸digos QR sin tener que salir de la aplicaci贸n. Por ejemplo, puedes crear un c贸digo QR para que los asistentes puedan descargar una versi贸n en pdf de la presentaci贸n que est谩s haciendo.

驴C贸mo lo hago?: La primera vez tendr谩s que a帽adir el complemento gratuito QR4Office. Para a帽adirlo, ve a la pesta帽a Insertar > Mis complementos > Tienda y en el campo de b煤squeda escribe 芦QR禄 y pulsar enter. Aparecer谩 una lista en la que debes seleccionar QR4Office.

Para crear y a帽adir un c贸digo QR en cualquier presentaci贸n, tendr谩s que ir a Insertar > Mis complementos > QR4Office. Te aparecer谩 un men煤 a la derecha en el que puedes editar los par谩metros de tu c贸digo QR (2). Y por 煤ltimo deber谩s pulsar el bot贸n Insertar (3).

como-introducir-codigo-QR-en-powerpoint-con-complemento-QR4Office

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#13 C贸mo recuperar un PowerPoint no guardado.

Este es quiz谩 el consejo m谩s breve pero probablemente el m谩s 煤til. No hay nada m谩s frustrante que estar trabajando toda una tarde en una presentaci贸n y que por un accidente, por ejemplo debido a un reinicio inesperado, o por un descuido, no hayas guardado tu PowerPoint. Sin embargo, no todo est谩 perdido. Puedes recuperar un archivo PowerPoint aunque no lo hayas salvado manualmente.

驴C贸mo lo hago?: Ve a la pesta帽a Archivo > Abrir y en la parte inferior ver谩s el bot贸n Recuperar presentaciones no guardadas. Aparecer谩 un di谩logo donde ver谩s (si es que los hay) y podr谩s seleccionar para abrir los archivos correspondientes a presentaciones no guardadas.

Bot贸n Recuperar presentaciones no guardadas

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo recuperar un PowerPoint no guardado.

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#14 C贸mo crear y usar atajos de teclado en el autocorrector.

Otro de los elementos que te ayudar谩n a ahorrar tiempo si trabajas mucho con PowerPoint son los atajos de teclado que puedes configurar en la herramienta de autocorrecci贸n. Por ejemplo, si en una presentaci贸n voy a tener que escribir a menudo la palabra 芦Formaci贸n de formadores禄 podr铆a configurar el atajo 芦-fdf禄 para que cada vez que escriba 芦-fdf禄 el autocorrector lo sustituya por 芦Formaci贸n de formadores禄. Te recomiendo que uses alg煤n tipo de signo o car谩cter especial para iniciar tus atajos de teclado y evitar que la aplicaci贸n sustituya texto normal.

驴C贸mo lo hago?: Para a帽adir tus propias palabras o frases, haz clic en la pesta帽a Revisar > Idioma > Preferencias de idioma > Revisi贸n > Opciones del Autocorrector. En la pesta帽a Autocorrecci贸n podr谩s a帽adir el atajo de teclado as铆 como la palabra que quieres que aparezca.

Usar autocorrector en PowerPoint

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo a帽adir palabras al autocorrector de PowerPoint.

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15# C贸mo grabar e insertar un screencast en PowerPoint

Si tienes que explicar una herramienta software o eres un formador de aplicaciones est谩 funci贸n te ser谩 muy 煤til. Por ejemplo, imagina que quieres mostrar a los empleados c贸mo deben acceder y usar una determinada herramienta web. Una primera idea podr铆a ser hacer capturas de pantalla de cada paso

Hacer un tutorial con capturas de pantalla tiene la ventaja de que la presentaci贸n se puede exportar y compartir f谩cilmente en PDF. El lector puede consumir esa informaci贸n simplemente ley茅ndola en un libro electr贸nico, en una tablet o incluso imprimi茅ndola.

驴C贸mo lo hago?: Para hacer una captura de pantalla de una aplicaci贸n e insertarla en PowerPoint, ve hasta la diapositiva donde quieres insertar la captura, selecciona la pesta帽a Insertar > Captura de pantalla y podr谩s seleccionar el 谩rea de la pantalla que quieres capturar.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo hacer capturas y recortes de la pantalla con PowerPoint.

Screencast - grabando programas

Pero tambi茅n puedes grabar un v铆deo de la pantalla y mostrar c贸mo se hace. El v铆deo y el audio ofrecen una mayor riqueza y cercan铆a, y permiten explicar m谩s informaci贸n m谩s r谩pidamente.

驴C贸mo lo hago?: Para grabar la pantalla y el audio e incrustarlo en PowerPoint o salvarlo como un archivo de video, selecciona Insertar > Grabaci贸n de pantalla. Podr谩s seleccionar el 谩rea de la pantalla que quieres grabar as铆 como activar o desactivar la grabaci贸n de audio.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo grabar la pantalla con PowerPoint.

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15# C贸mo importar a la vez var铆as im谩genes a PowerPoint, cada una en una diapositiva.

Si por ejemplo quieres hacer un pase de fotograf铆as, esta funci贸n te ser谩 煤til para importar las im谩genes en la presentaci贸n. Con la opci贸n 脕lbum de fotos, PowerPoint crear谩 autom谩ticamente una diapositiva para cada una de las im谩genes importadas.

驴C贸mo lo hago?: Para usar esta herramienta, haz clic en Insertar > Im谩genes > Nuevo 脕lbum de fotos. Selecciona las im谩genes y pulsa el bot贸n Insertar.

Crear un album de fotograf铆as en PowerPoint

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo crear un 谩lbum de fotograf铆as en PowerPoint

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Trucos para compartir presentaciones PowerPoint.

#16 C贸mo reducir el tama帽o de un PowerPoint para enviarlo por correo electr贸nico.

El arte de comprimir

A veces necesitar谩s enviar una presentaci贸n por correo electr贸nico. Aunque lo m谩s c贸modo es utilizar herramientas para compartir ficheros (tipo Box, Dropbox, Google Drive o Microsoft OneDrive) hay empresas en las que no se permite el acceso a estos servidores y que solo pueden recibir archivos a trav茅s del correo electr贸nico. PowerPoint te permite reducir la resoluci贸n de todas las im谩genes incrustadas en la presentaci贸n as铆 como eliminar las partes no visibles de las im谩genes. As铆 reducir谩s notablemente el tama帽o de tu presentaci贸n para ser enviada

驴C贸mo lo hago?: Para reducir el tama帽o del archivo PowerPoint puedes seleccionar cualquier imagen e ir a la pesta帽a Formato y pulsar Comprimir im谩genes. Tendr谩s que seleccionar la calidad de imagen que desees (calidad 贸ptima para impresi贸n 220 ppp, 贸ptima para ver en pantalla 150 ppp u 贸ptima para enviar por correo electr贸nico 96 ppp) y si quieres que el cambio se aplique solo a esta imagen o a todas. Tras pulsar Aceptar, si salvas de nuevo tu presentaci贸n y te fijas en el tama帽o del archivo en el explorador de Windows o en el Finder en Mac, ver谩s como ocupa mucho menos.

Reducir el tama帽o de las im谩genes en PowerPoint

Leer m谩s sobre c贸mo reducir el tama帽o de un PowerPoint.

Compartir un PowerPoint en PDF.

Si no necesitas que el destinatario pueda editar la presentaci贸n y quieres asegurarte de que vea tu documento exactamente con el mismo dise帽o que has utilizado (colores, tipograf铆a, alineaci贸n de los objetos, etc.) mi recomendaci贸n es que exportes la presentaci贸n como archivo PDF.

驴C贸mo lo hago?: Para hacerlo, haz clic en Archivo > Exportar > Crear documento PDF. Podr谩s elegir con calidad Est谩ndar o de Tama帽o m铆nimo. Tambi茅n puedes salvar una presentaci贸n en PDF desde Archivo > Guardar como y elegir en Tipo el formato PDF.

Convertir una presentaci贸n PowerPoint a PDF

Leer m谩s sobre c贸mo convertir de PowerPoint a PDF. Intenta que el archivo final que vas a enviar por correo electr贸nico, ya sea en .ppt, .pptx o .pdf no ocupe m谩s de 10 Mb. Muchos servidores de correo tienen establecido un l铆mite de tama帽o en los archivos adjuntos que se pueden recibir y enviar para evitar saturar la red.

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#17 C贸mo convertir tu presentaci贸n PowerPoint a v铆deo.

驴Sab铆as que tambi茅n puedes exportar tu presentaci贸n de PowerPoint a v铆deo? Esto puede serte 煤til si tienes una web corporativa en la que puedes publicar o si tienes un canal de YouTube, y quieres compartir contenidos con tus clientes, aprovechando presentaciones o materiales, en los que has trabajado. Tambi茅n podr铆as utilizar esos videos a modo de videotutoriales para crear webinars o ofrecerlos c贸mo contenidos adicionales en un programa de aprendizaje.

驴C贸mo lo hago?: Para exportar una presentaci贸n a video selecciona la pesta帽a Archivo > Exportar > Crear v铆deo. En PowerPoint 2016 tambi茅n puedes hacerlo desde la pesta帽a Grabaci贸n > Exportar a v铆deo.

Leer m谩s informaci贸n sobre c贸mo convertir una presentaci贸n a video.

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#18 C贸mo insertar un PowerPoint en una web.

Desde el 1 de Mayo de 2018 Microsoft ha dejado de ofrecer Office Mix y como alternativa ofrece un servicio de almacenamiento de video de pago llamado Microsoft Stream.

Por eso, si quieres compartir una presentaci贸n en PowerPoint en una web mi recomendaci贸n es que uses el servicio de SlideShare.net

驴C贸mo lo hago?: Tendr谩s que registrarte en SlideShare.net (puedes usar tu misma cuenta de LinkedIn). Una vez logeado en Slideshare podr谩s subir tu presentaci贸n pulsando el bot贸n 芦Cargar禄 (芦Upload禄) y elegir el fichero .pptx que quieres subir. Una vez subida, si pulsas sobre el bot贸n 芦Compartir禄 (芦Share禄) obtendr谩s el c贸digo para pegarlo en tu sitio web.

El resultado ser谩 algo similar a esto:

[slideshare id=35104150&doc=preventingdeathbyppt-140525163608-phpapp01]

Otra forma interesante de compartir tus presentaciones es insertarlas en una p谩gina web si dispones de un sitio en internet en el que puedas publicar. Office Mix es un complemento gratuito de Microsoft disponible a partir de PowerPoint 2013, que te permite compartir un PowerPoint, generando el c贸digo HTML para que puedas pegarlo directamente en tu web y mostrar la presentaci贸n en una publicaci贸n web como en el ejemplo que tienes a continuaci贸n.

Pensando en el mundo de la formaci贸n y de la educaci贸n, Office Mix ofrece muchas herramientas 煤tiles como mezclar contenidos (tu presentaci贸n PowerPoint, v铆deos, audios), a帽adir cuestionarios o encuestas en directo, facilitar al usuario navegar por los contenidos f谩cilmente y desde cualquier dispositivo, recibir valoraciones y obtener estad铆sticas para medir la participaci贸n. Para utilizar y generar contenidos en Office Mix necesitar谩s usar PowerPoint para Windows y tener una cuenta de Microsoft. Si no la tienes, no te preocupes, porque puedes crearte una de forma gratuita. Aqu铆 tienes un ejemplo de como se ver铆a una presentaci贸n de Office Mix insertada en tu web:

Y si usas Mac, tambi茅n puedes crear y compartir online tus presentaciones en una web. En este art铆culo de Elartedepresentar.com puedes ver c贸mo.

驴C贸mo lo hago?: B谩sicamente, a trav茅s de Office Live, puedes crear desde cero o subir una presentaci贸n que tengas hecha, para compartirla y seleccionando la opci贸n Archivo > Compartir > Insertar > Generar. Encontrar谩s un texto dentro del campo C贸digo para insertar que podr谩s utilizar directamente en tu sitio web para mostrar la presentaci贸n.

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Trucos al presentar un PowerPoint.

#19 C贸mo re-hacer presentaciones sin tener que mover ni ocultar transparencias.

Editando un PowerPoint a lo Minority Report

Otra utilidad que muchos usuarios no conocen es que PowerPoint te permite crear una presentaci贸n personalizada y elegir qu茅 diapositivas quieres presentar en dicha presentaci贸n. Es decir, puedes disponer de un PowerPoint con todas las diapositivas sobre un tema, pero a la hora de presentar, elegir aquellas que quieres que se muestren y el orden de las mismas. As铆 evitar谩s perder tiempo moviendo diapositivas de un sitio a otro, u ocultando diapositivas para que no se vean durante la presentaci贸n.

驴C贸mo lo hago?: Para usar esta funci贸n, haz clic en Presentaci贸n con diapositivas > Presentaci贸n personalizada. Aparecer谩 un men煤 en el que tendr谩s que indicar, del listado de diapositivas, cu谩les quieres a帽adir y en qu茅 orden. Si has a帽adido a cada diapositiva un t铆tulo (usando alguna de las plantillas que vienen predefinidas o con tu propia plantilla) est茅 ser谩 el nombre con el que aparezca en el listado de diapositivas.

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#20 C贸mo hacer un dado virtual en PowerPoint.

Dado virtual para PowerPoint

驴Sab铆as que puedes realizar un dado virtual en PowerPoint sin necesidad de programar ni de descargar otros programas? Y te preguntar谩s, 驴para qu茅 *** necesito un dado en mi reuni贸n o en mi curso de formaci贸n? Puede serte 煤til si realizas un ejercicio de repaso de los contenidos del curso. Por ejemplo, podr铆as disponer de una hoja con preguntas numeradas, y que los participantes, por grupos, tenga que responder a la pregunta cuyo n煤mero indique el dado virtual. En este enlace puedes descargar un ejemplo de plantilla PowerPoint con un dado virtual.

Plantilla PowerPoint Tablero Juego de Mesa

Tambi茅n puedes imprimir en grande un tablero en blanco, a modo de juego de mesa. Aqu铆 puedes descargar un par de plantillas de tableros de juegos de mesa que yo utilizo y que puedes personalizar. En cada casilla puedes escribir preguntas de repaso o plantear ejercicios, sobre los contenidos del curso. O tambi茅n, puedes simplemente numerar las casillas y tener en un listado aparte con la pregunta correspondiente para cada casilla. Puedes hacer grupos con los participantes y que vayan avanzando sus respectivas fichas lanzando el dado virtual. O incluso, puedes proyectar el tablero en una pantalla y usar fichas virtuales que mover en PowerPoint, o usar notas adhesivas (post-its) de colores que pegar sobre el tablero de juego proyectado a modo de fichas.

Esta actividad del juego de mesa, tambi茅n puedes usarlo al principio de una formaci贸n para demostrar a los participantes lo que a煤n no saben. Es decir, puedes plantearles preguntas para hacerles conscientes de lo que no saben y necesitar铆an aprender. Este es el tema que trataba en la Escalera del aprendizaje y c贸mo conseguir mover a los participantes de la incompentencia inconsciente a la incompetencia consciente.

驴C贸mo lo hago?: Si quieres lanzarlo varias veces, no hace falta que copies la diapositiva varias veces. Puedes ir Presentaci贸n con diapositivas > Configurar presentaci贸n con diapositivas y en al apartado Opciones de presentaci贸n, seleccionar la opci贸n Repetir el ciclo hasta presionar la tecla Esc.

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#21 C贸mo hacer zoom en una diapositiva durante la presentaci贸n.

Aunque en tu presentaci贸n no deber铆a haber ninguna diapositiva con elementos tan peque帽os que no se reconozcan a simple vista, PowerPoint te permite hacer zoom en cualquier parte de la diapositiva que est茅s presentado en ese momento. Esto puede ser de utilidad si tienes que explicar un organigrama, un esquema o presentar los pasos de un proceso complejo.

驴C贸mo lo hago?: Durante la presentaci贸n, ver谩s el icono de una lupa abajo a la izquierda. Al pulsar sobre 茅l, podr谩s hacer y desplazar el zoom sobre los gr谩ficos o diagramas de la diapositiva.

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#22 Atajos de teclado durante la presentaci贸n PowerPoint.

Atajos de teclado en PowerPoint

Hay algunas teclas especiales que son muy 煤tiles a la hora de presentar y que muchos desconocen. Si tienes PowerPoint en castellano, mientras est谩s presentando, si pulsas la tecla B (blanco) o N (negro), dejaras la pantalla en ese color. Esto es interesante para evitar distracciones visuales. Por ejemplo, antes de comenzar tu presentaci贸n puedes dejar la pantalla en negro. Tambi茅n es 煤til cuando alguien realiza una pregunta y no quieres que los asistentes se distraigan leyendo el texto o desv铆en su atenci贸n hacia la diapositiva. Si tienes la versi贸n en ingl茅s, las teclas ser谩n W (white) y B (black).

Si durante la presentaci贸n escribes un n煤mero con el teclado y pulsas la tecla Enter , PowerPoint te mostrar谩 la diapositiva correspondiente con ese n煤mero. Esto tiene gran utilidad si por ejemplo has reservado algunas diapositivas de reserva (backup) con informaci贸n adicional para el turno de preguntas. Antes de empezar a presentar puedes anotar los n煤meros de las diapositivas donde empiezan los distintos temas o bloques de informaci贸n.

Hombre con reloj. Se acaba el tiempo.

Saltar diapositivas tecleando n煤meros tambi茅n te puede servir si en un momento dado te ves obligado a hacer tu presentaci贸n m谩s breve. Por ejemplo, si est谩s presentado en un evento y el ponente anterior se ha extendido demasiado y comido parte de tu tiempo. Si tienes una nota con los n煤meros de las diapositivas principales puedes dar saltos si tener que abrumar a los asistentes con un pase rel谩mpago para llegar hasta las diapostivias importantes.

Pulsando la tecla H ir谩 a la siguiente diapositiva que esta estaba oculta. As铆, dependiendo de c贸mo veas a tu audiencia o las preguntas que hagan durante la presentaci贸n, puedes elegir mostrar m谩s o menos para ampliar o reducir la informaci贸n que ofreces sobre algunos temas.

Adem谩s de todos estos atajos, tambi茅n tienes los siguientes.

  • Para pasar a la diapositiva siguiente se puede utilizar cualquiera de los siguientes atajos (vamos, que tienes f谩cil pasar de diapositiva):
    • Pulsando la tecla S.
    • Pulsando la barra de espacio.
    • Pulsando la flecha a la derecha o flecha hacia abajo.
    • Pulsando Enter o Av P谩g.
    • Haciendo clic de rat贸n en bot贸n izquierdo.
  • Para volver a la diapositiva anterior lo puedes conseguir:
    • Pulsando la tecla A.
    • Pulsando la tecla de retroceso.
    • Pulsando la flecha a la izquierda o flecha hacia arriba.
    • Pulsando Re P谩g.
  • Parar o reanudar la presentaci贸n pulsando la tecla P.
  • Terminar la presentaci贸n:
    • Pulsando Esc
    • Pulsando las teclas Ctrl y . (punto)
    • Pulsando las teclas Ctrl y – (guion)
  • Borrar el dibujo que hayas hecho en la pantalla pulsando la tecla E
  • Cambiar el puntero a modo pluma, pulsando Ctrl y la tecla P.
  • Cambiar el puntero a modo flecha, pulsando Ctrl y la tecla a.
  • Ocultar la flecha del rat贸n pulsando la tecla Ctrl + L.
  • Mostrar la flecha del rat贸n pulsando la tecla Ctrl + U.

Leer m谩s sobre las combinaciones de teclado durante una presentaci贸n PowerPoint.

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#23 Crear cinemgraphs para hacer tus presentaciones m谩s animadas.

En este otro art铆culo que he escrito recientemente puedes aprender a crear presentaciones mucho m谩s atractivas y que capten la atenci贸n mediante el uso y la creaci贸n de cinemegraphs. Puedes leerlo completo aqu铆: Cinemagraphs: c贸mo crear presentaciones animadas en PowerPoint.

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#24 Captar y mantener la atenci贸n combinando PowerPoint con OBS 

Cada vez realizamos m谩s y m谩s presentaciones online a trav茅s de softwares de videoconferencia como Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Webex…

La mayor铆a de estas aplicaciones a la hora de presentar muestran el PowerPoint en grande y la imagen de nuestra webcam en peque帽o. Esto hace que aumenten la probabilidad de que la audiencia desconecte. Piensa adem谩s que cada vez m谩s usuarios utilizan sus dispositivos m贸viles para conectarse con lo que con una pantalla m谩s peque帽a es muy dificil ver correctamente tus expresiones faciales y corporales si est谩s presentando.

Por este motivo han surgido recientemente aplicaciones de pago como https://www.mmhmm.app/ (de momento solo para ordenadores Mac) que permiten mostrar tu presentaci贸n de forma mucho m谩s din谩mica y manteniendo tu imagen en primer plano

Mi aplicaci贸n preferida es OBS. Me gusta porque es gratuita, totalmente configurable y tiene much铆simas m谩s funcionalidades.

El video que tienes a continuaci贸n lo he grabado enteramente con OBS y sin cortes (solo lo he editado para a帽adir los subt铆tulos y la m煤sica de fondo). Como ves, OBS me permite mezclar la imagen de mi webcam con un PowerPoint en el que he incluido todos los textos, animaciones, fondos virtuales… (en efecto, tambi茅n puedes usar OBS para grabar videotutoriales y videos formativos ahorrando cientos de horas de edici贸n posterior para a帽adir t铆tulos, im谩genes, videos…)

Si quieres aprender a usar OBS en tus videoconferencias, y presentar de forma mucho m谩s impactante y visual, aqu铆 puedes acceder a mi nuevo curso Impacta y conecta online: OBS Masters of Universe (todav铆a a precio reducido por lanzamiento). 隆Me encantar铆a verte dentro y ayudarte a realizar presentaciones online mucho m谩s potentes y memorables!