En este artículo comparto contigo algunos de los miedos más comunes entre los formadores profesionales y también ideas para aprender a gestionarlos.
En celebraciones como Halloween los muertos regresan del más allá y el mundo se llena de espíritus tenebrosos. A veces sucede que algunos de esos fantasmas que cruzan el umbral no consiguen regresar a su mundo. Se quedan rondando y atemorizando a pobres formadores inocentes en sus talleres y cursos. Estos fantasmas tienen predilección por esos profesionales más jóvenes y con menos experiencia.
A continuación, tienes una lista con los fantasmas y miedos del formador más comunes. Si has experimentado un fenómeno paranormal de este tipo o conoces a alguien que puedan estar sufriéndolo, no te preocupes. También he incluido algunas ideas para que sepas cómo actuar contra cada uno de ellos.
Tabla de contenidos
El fantasma «Y si me preguntan algo que no sé».
Este es uno de los fantasmas más comunes. Poseen el cuerpo de los formadores con poca experiencia o que han empezado a impartir un nuevo taller. A veces le puedes ver acompañado de los fantasmas «Y si no estoy a la altura» o «Y si no tengo respuestas para todo».
Para huyentar a este fantasma necesitas un cambio de mentalidad y repetir los mantras: «no tengo por qué saberlo todo», «siempre va a haber alguien que sepa más que yo» y «siempre puedo consultar y responder más tarde».
Tú no eres Google, ni nadie espera que lo seas. Lógicamente, si se trata de hacer una formación sobre una herramienta, un producto o un servicio, se presupone que debes tener un conocimiento mínimo. Pero esto no quiere decir que debas saberlo TODO.
Llegará un curso o taller en el que un participante te pregunte algo que no sepas. Dalo por hecho. Pero tanto si deberías saber la respuesta como sí no, siempre puedes elegir qué hacer.
Una primera opción sería simplemente responder con sinceridad que no sabes la respuesta. Indica que lo consultarás y que, en cuanto lo sepas, se lo dirás. Si puedes obtener la respuesta durante la duración del curso perfecto. Y si no, facilítala más tarde por correo electrónico a todo el grupo.
Otra opción, sería devolver esa pregunta a los participantes y fomentar la discusión. Perfectamente puedes decir algo como «no tengo la respuesta a tu pregunta, pero ¿qué pensáis los demás?». En el artículo Sócrates y el arte de hacer preguntas puedes ver el tipo de cuestiones que puedes plantear para fomentar esa discusión.
El fantasma de «Y si hay alguien más experto».
Este es otro de los fantasmas con el que conviven muchos formadores durante mucho tiempo. A este espectro le gusta susurrar en la oreja del formador y repetirle una y otra vez: «Mira, ese sabe más que tú. Impostor. Mira… «. Llega a convencer al formador de que este debe ser siempre la persona con más conocimiento y experiencia en la sala. Le hace creer que, como en el colegio, el formador es un maestro que debe ilustrar a los pobres alumnos ignorantes.
Para vencer a este fantasma hay que asumir un cambio de perspectiva. Como explicaba en «Cómo gestionar participantes difíciles», tener participantes en la sala que sepan más que tú es una auténtica fortuna si sabes sacarle partido. Un participante con experiencia puede ser tu mejor aliado, ayudándo a explicar conceptos, aportando puntos de vista diferentes y compartiendo su propia experiencia.
Para aprovechar esta oportunidad, también te puede ayudar identificar con antelación el grado de conocimiento y experiencia de los participantes sobre el tema a tratar. Podrías hacerles llegar algún tipo de cuestionario antes de la formación. O preguntarles directamente al iniciar al taller usando algún ejercicio como la dinámica KWL o la «fila de la experiencia» que comparto a continuación.
Ejercicio «La fila de la experiencia».
La fila de la experiencia es buen ejercicio de apertura para un taller que puede utilizarse tanto para romper el hielo (icebreaker) como para ayudarte a identificar a los participantes con más experiencia.
Pídeles que en un minuto se sitúen en una fila y se ordenen según los años y meses que tengan de experiencia cada uno con relación al tema que se vaya a tratar. Por ejemplo, si es un taller de ventas, podrías pedir que se ordenaran según los años de experiencia vendiendo.
Es un ejercicio muy activo porque los participantes tendrán que hablar entre sí para poder ordenarse correctamente. En un extremo de la fila quedarán los participantes con menos experiencia y en el otro lo que llevan más tiempo. Una vez pasado el tiempo, puedes pedir a los participantes que se presenten. Por ejemplo, cada uno podría decir su nombre, qué productos o servicios vende y cuántos años lleva en el mundo de las ventas.
Si además quieres formar grupos de trabajo heterogéneos para los ejercicios del taller, bastará con que numeres a los participantes de un extremo de la fila al otro y que luego se junten con los compañeros con el mismo número. Por ejemplo, si quieres hacer 4 grupos, irías asignando un número a cada participante en plan «1, 2, 3, 4, 1, 2, 3 ,4, 1…». A la hora de numerar asegúrate de que la persona a la que asignas el número te está escuchando. Si es necesario, detente delante de ella, busca su mirada y repite el número.
El fantasma «Y si se aburren».
Este fantasma suele ir acompañado de «Y si no les parece interesante». Para poder ahuyentar a este fantasma tendrás que buscar un espejo, situarte delante de él y responder a estas dos preguntas. ¿Los participantes se aburren porque no encuentran los contenidos interesantes? ¿O se aburren por la forma en la que presentas esos contenidos?
Cualquier formación tiene una alta probabilidad de fracasar si en los primeros minutos del curso o del taller (o incluso antes de que empiece) no has respondido a esta pregunta: ¿Qué hay aquí para mí? O como dicen los americanos What’s in it for me? Las personas, y especialmente los adultos, necesitan saber cuál es el beneficio que conseguirán a cambio de dedicarte su preciado tiempo.
En cierto modo, una formación no es más que un intercambio. Los participantes te presentarán su atención y tiempo solo si puedes ofrecerles algo de valor. Así que piensa cúal o cuáles son los beneficios que obtendrán:
- ¿Aprenderán a resolver o evitar un problema?
- ¿Podrán aprovechar una oportunidad
- ¿Crecerán personal o profesionalmente?
Una vez que los participantes hayan visto ese beneficio es mucho más probable que haya una predisposición al aprendizaje. Pero esto no es suficiente para mantener su atención todo el tiempo.
La monotonía es enemiga de la atención. Nuestros cerebros están programados para activarse con el cambio. Si no hay cambio, el cerebro cierra el chiringuito puesto que entiende que ya no se le necesita allí, que puede evadirse y dedicarse a pensar en otras cosas. Es cuando comienza el aburrimiento y el desinterés.
Una forma sencilla de asegurar la participación es aumentar el tiempo de la formación dedicado a ejercicios en los que los asistentes tengan que estar activos. Y aumentar también el tiempo de feedback y reflexión sobre los aprendizajes obtenidos. En el artículo cómo hacer cursos más participativos con el modelo PAF tienes una propuesta de estructura para hacer tus formaciones más activas.
Además, en 70 herramientas de aprendizaje tienes muchas propuestas sobre cómo puedes presentar o trabajar los contenidos de aprendizaje.
Por ejemplo, imagina que año tras año tienes que facilitar el mismo curso de prevención de riesgos laborales. Los empleados van con desgana sabiendo que siempre se repite lo mismo. Para involucrarles y hacerlo más activo, podrías plantear un ejercicio en el que simularas un juicio. Asignarías a cada participante un papel (juez, abogado defensor, víctima de un accidente laboral, fiscal, persona de recursos humanos acusada, jurado). Las distintas partes tendrían que utilizar los contenidos del curso para defender su postura.
Por último, otra forma para activar la atención es utilizar historias. Estas historias pueden ser casos reales o ficticios, ejemplos, o incluso anécdotas que ayuden a los participantes a conectar con los contenidos y hacerlo más memorables.
El fantasma de «No me da tiempo a dar todo el contenido»
Este es otro de los fantasmas que también rondan a muchos formadores. A veces van con el terrible espectro «Es que el contenido me lo dan hecho» y «Es que todo es importante».
Hace no mucho contactó conmigo una persona que tenía que hacer un curso de formación sobre seguridad para los operarios de una fábrica. Me comentaba que tenía varias presentaciones preparadas con un total de unas mil y pico diapositivas en PowerPoint para los tres días. Y me preguntaba cómo podía hacer para que le diera tiempo a «dar» todo el contenido y a la vez hacerlo dinámico,
¿Qué le hubieras dicho tú?
No sé si te habrá venido la misma imagen a la cabeza, pero yo me imaginé a un montón de pobres empleados, con las muñecas atadas a sus sillas, viendo como una sucesión interminable de diapositivas pasaban delante de sus ojos sin parar.
Mi primera recomendación para ahuyentar este fantasma es hacer los deberes e investigar las necesidades reales de aquellos operarios. En el diseño de cualquier formación SIEMPRE hay que partir del participante y sus necesidades. No es igual preparar una formación para empleados con poca experiencia, que con mucha o un grupo mixto.
Una vez identificadas esas necesidades y planteados los objetivos que se quieren alcanzar con esos participantes, se puede empezar a pensar en el contenido realmente necesario.
La importancia de filtrar
En el libro Training from the back of the room! (gracias a Raúl Hernández de Skillopment por esta excelente recomendación) Sharon L. Bowman diferencia entre el contenido necesario (need to know) y el adicional (nice to know).
Muchos formadores, no hacen ninguna distinción e incluyen todo, porque todo les parece importante. Esto satura al participante y dificulta qué pueda distinguir qué información es realmente valiosa.
Es verdad que esta búsqueda y filtrado del contenido supone un trabajo adicional. Siempre es más fácil no tener que filtrar. Ya mencioné en el artículo Cómo comunicar eficazmente lo que decía el primer ministro británico Wiston Churchill:
«Si tengo que pronunciar un discurso de dos horas, necesito diez minutos para prepararlo. Si se trata de un discurso de diez minutos, necesito dos horas.»
Pero es un trabajo que como formadores debemos hacer para ayudar con nuestra experiencia y conocimiento a separar el grano de la paja. Hacer posible que el participante pueda identificar cuál es realmente el contenido esencial.
Otros espectros.
Espero que este artículo te sirva para ahuyentar a tus fantasmas o los de algún formador amigo que necesite tu ayuda.
Tendrás que estár alerta, porque la lista de fantasmas no acaba aquí. Existen otros muchos espectros que introducen el miedo y atormentan a formadores sin y con experiencia, como «Y si no conectamos», «Y si me cuestionan», «Y si me falla el ordenador», «Y si no quieren participar»…